Tugas1 Aplikasi perkantoran 2

A. Bagian-bagian pada Area Miccrosoft access 2013 Beserta fungsinya.

1) Tab File

Menu-menu yang terdapat pada Tab File diantaranya:

• Info

Pada menu Info terdapat dua pilian, yaitu compact & Repair yang berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperaiki kerusakan file, dan Encrypt with passwaord yang berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.

• New

Digunakan untuk membuat file database baru atau area kerja baru.. Pada menu New tersedia dua pilihan, Blank dekstop database/membuat database kosong dan Custom webb app/membuat dengan template.

• Open

Menu open digunakan untuk membuka file yang pernah dibuat sebelumnya.

• Save

Save digunakan untuk menyimpan perubahan objek yang sedang aktif atau sedang kita buka, baik table, fform, query, repport, macro, maupun madule.

• Save As

Save As digunakan unuk menyimpan kembali objek/file yang sudah di edit tanpa mengubah file aslinya, Save As juga digunakan untuk menyimpan objek ke format yang berbeda.

• Print

Menu print digunakan untuk mencetak objek/file yang sedang kita buka

• Close

Untuk menutup file Microsoft Access/keluar dari lembar kerja..

• Account

Menu Account menyediakan pilihan untuk dapat mengatur tema pada Office. Di menu ini juga terdapat informasi status aktif tidaknya office yang digunakan serta informasi tentang Microsot Access.

• Options

Options digunakan untuk menampilkan menu Access Options pada area kerja Ms Access

2) Tab Home

Tampilan Tab Home

• Views

Pada grup Views hanya ada satu ikon, yaitu View. Ikon view menyediakan 2 pilihan, yaitu Database View dan Design View.

• Clipboard

Grup Clipboard menyediakan fasilitas untuk operasi Ckipboard, yaitu cut (untuk memindahkan objek), copy (menyalin/copy objek), format painter, dan paste (menempelkan/meletakkan objek).

• Sort & Filter

Grup Sort & Filter menyediakan fasilitas untuk mengurutkan dan memfilter data yang ada di table, query atau form yang sedang biduka.

• Records

Grup Records menyediakan fasilitas untuk operasi records pada table atau query, di antaranya refresh All, New, delete, save, spelling, dan tombol More yang berisi pilihan Row Height, Hide Fields, Unhide, Freezee Fields, Unfreeze Fields, dan Fielsd Width.

• Find

Pada grup ini tersedia tombol pilihan untuk:

o Find untuk menemukan kata/angka-angka tertentu pd objek yang sedang dijalankan

o Reflace untuk mengganti kata/angka-angka tertentu pd objek yang sedang dijalankan, misalnya mengganti semua kata “Fikom16” menjadi “Fikom17”.

o Go To untuk memindahkan pointer ke Awal dan atau ke akhir baris secara cepat

o Select untuk menyeleksi sebagian atau seluruh objek

• Text formating

Grup text formating menyediakan fasilitas untuk mengatur:

o Font/jenis font

o font size/ukuran font

o font color/warna font

o Alignment/perataan text

o Bold untukmenebalkan text

o Italic untuk membuat text miring/italic

o Underline untuk menggaris bawahi text/tulisan

o Background Color untuk mengubah warna Background

o Gridlines, dan

o Cell Effect.

3) Tab Create

Tampilan Tab Create

• Templates

Grup Templates menyediakan pilihan untuk membuat form dari template yang disediakan Ms Access.

• Tables

Terdapat 3 ikon di grup ini, diantaranya:

− Table, digunakan untuk membuat tabel baru dengan cars langsung mengisi data.

− Table Design, digunakan untuk membuat tabel dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data ke dalam tabel.

− SharePoint Lists, untuk berbagi data ke server SharePoint.

• Queries

Terdapat 2 pilihan pd grup ini, diantaranya:

− Query Wizard, digunakan untuk membuat query menggunakan wizard atau langgkah-langkah yang dipandu oleh Ms Access.

− Query Design, digunakan untuk membuat query secara manual.

• Forms

− Form, digunakan untuk membuat form secara otomatis.

− Form Design, yaitu untuk membuat form secara.

− Blank Form, atau form kosong digunakan untuk membuat form kosong.

− Form Wizard, digunakan untuk membuat form yang dipandu oleh Ms Access.

− Navigation, digunakan untuk membuat navigation form.

− More From, menampilkan pilihan membuat Multiple Item Form, Datesheet, Split Form, Modal Dialog, PivotChart, dan atau PivotTable.

• Reports

Terdapat 5 pilihan pd grup ini, diantaranya:

− Report, digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari objek tabel atau query yang dipilih.

− Report Design, digunakan untuk mendesain laporan secara manual.

− Blank Report, digunakan untuk mendesain laporan kosong.

− Report Wizard, digunakan uuntuk membuat laporan yang dipandu oleh Ms Access.

− Labels, digunakan untuk membuat label dari data tabel atau data query.

• Macros & Code

Terdapat 4 pilihan pd grup ini yang masing-masing memiliki kegunaan/fungsi, 4 pilihan tersebut ialah:

− Macro, digunakan untuk membuat macro.

− Module, digunakan untuk membuat module.

− Class Module, digunakan untuk membuat class module.

− Visual Basic, digunakan untuk membuat kode Visual Basic.

4) Tab External Data

Tampilan External Data

• Import & Link

Terdapat 8 pilihan pd grup ini, 8 pilihan tersebut ialah:

− Saved Imports digunakan untuk mengimpor data yang sebelumnya pernah dilakukan.

− Linked Table Manager digunakan untuk me-refresh tabel link.

− Excel digunakan untuk mengimpor data ke tabel data di Excel.

− Access digunakan untuk mengimpor data baik itu objek table, form, query, macro, maupun module dari file Access lain.

− ODBC Database digunakan untuk mengimpor data dari database lain.

− Text File digunakan untuk mengimpor data dari file text.

− XML File digunakan untuk mengimport data dari file XML ke tabel baru di Access.

− More digunakan untuk mengimpor data atau mengghubungkan data ke beberapa data sumber, diantaranya SharePoint List, Data Service, HTML Document, Outlook Folder, dan Database File.

• Export

Terdapat 9 pilihan pd grup ini, 9 pilihan tersebut ialah:

− Saved Exports digunakan untuk mengekspor data.

− Excel digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Excel.

− Text File digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Text.

− XML File digunakan untuk menggekspor data dari tabel atau query ke file XML.

− PDF or XPS digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file PDS atau XPS.

− E-mail digunakan untuk mengirim data dari tabel atau query dalam bentuk lamiran (attachment) memulai e-mail.

− Access digunakan untuk menggekspor data dari tabel atau query ke file Access lain.

− Word Merge digunakan untuk membuat mail merge dengan Microsoft Word.

− More ialah pilihan untuk mengekspor data ke file word, SharePoint List, ODBC misalnya ke SQL Server, format HTML, dan Dbase File.

• Collect Data

Pada gurp ini terdapat 2 pililhan, yaitu:

− Create E-mail adalah fasilitas untuk menyiapkan form yang akan dikirim lewat e-mail untuk diisi oleh pengguna lain.

− Manage Replies adalah fasilitas untuk mengelola e-mail balasan.

5) Tab Database Tools

Tampilan Tab Database Tools

Terdapat 6 grup pada tab ini, 6 grup itu ialah:

• Tools

• Macro

• Relationships

pada grup Relationships terdapat 2 pilihan, diantaranya:

− Relationships, digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.

− Object dependencies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek dalam database yang menggunakan objek terpilih

• Analyze

Terdapat 3 pilihan pd grup ini, yaitu Database Documenter, Analyze Performance, dan Analyze Table.

• Move Date

B. Mengatur Default Folder Access

Untuk mengatur penyimpanan folder database di Ms Access 2013 secara default/Default database folder, dapat dilakukan dengan cara berikut:

 Buka Microsoft Access 2013 dengan cara Mengklik Double icon Ms Access di dekstop atau dengan cara Klik Start >> All Programs >> Microsoft Office 2013 >> Microsoft Office Access 2013

 Pada tab File pilih Options, kemudian akan terbuka jendela pengaturan Acces Options seperti gambar berikut.

Tampilan Jendela Pengaturan Access Options

 Pada jendela pengaturan Access Options pilih General dan pada bagian Creating databates lakukan pengaturan lokasi database pada Default databese folder dengan mengklik Browser.

 Tentukan lokasi penyimpanan database pada kotak diolog Default Database Path, Misalnya kita ingin menyimpan file database secara default di Local Disk:D, maka pilih Local Disk:D kemudian Ok.

C. Bekerja dengan tabel database Access

 Jenis Data Pada Tabel Access

Sebelum membuat table pada database access, akan lebih baik jika anda mengetahui jenis data/tipe data pada tabel database access untuk memudahkan dan pembuatan tabel. Berikut ini adalah pilihan data pada tabel database access.

Tipe	Keterangan	Ukuran
Short Text	Untuk menerima berupa text atau kombinasi text dengan angka serta nomor yang tidak memerlukan perhitungan.	Dapat menampung sampai 255 karakter yang terdiri huruf,angka,dan simbil grafik
Long Text	Untuk Menempatkan text panjang atau kombinasi text dan angka	Dapat menampung sampai 63.999 karakter.
Number	Data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis.	Umumnya terdiri dari 1,2,4,dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis replication ID mempunyai 16 bytes data.
Date Time	Untuk menerima data tanggal dan waktu serta nilai tahun yang di mulai dari tahun 100 sampai 9999	Secara default berukuran 8 bytes
Currency	Nilai mata uang dan data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis yang mellibatkan data dengan 1 sampai 4 tempat desimal.	Secara default berukuran 8 bytes akurat sampai 15 digit disisi kirim pemisah desimal dan 4 digit di sisi kanan
Autonumber	Digunakan untuk menampilkan nomor secara otomatis berupa data angka yang dimula dari angka 1 dengan nilai sellisi 1	Secara default berukaran 4 bytes
Yes/No	Untuk menempatkan 1 data dari 2 nilai.	Secara default berukaran 1 bytes
OLE Object	Digunakan untuk menerima data berupa grafik,spread sheet, foto digital, rekaman suara atau video yang dapat di ambil dari program lain	Sampai dengan 1 gigabyte (dibatasi oleh ruang disk yang tersedia).
Hyperlink	Tesk atau kombinasi text dan nomor yang di simpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL	Setiap bagian dari tipe data hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter
Attackmen	Setiap jenis file yang di dukung seperti gambar spredsheet,dokumen,grafik,dan file lain

Lookup wizard	Untuk memillih sebuah nilai dari tabe lain atau list box atau combo box	Ukuran sama dengan field primary key (kunci utama) yang digunakan untuk melakukan pencairan, yaitu biasanya 4 bytes
Lookup wizard	Untuk memillih sebuah nilai dari tabe lain atau list box atau combo box	Ukuran sama dengan field primary key (kunci utama) yang digunakan untuk melakukan pencairan, yaitu biasanya 4 bytes

Tipe data Number memiliki ukuran yang dapat dimasukkan dengan ketentuan berdasarkan pilihan berdasarkan properti dari tipe number sebagai berikut:

Tipe	Keterangan	Desimal	Ukuran
Byte	Memberikan Bilangan Integer dari angka 0 sampai 255 ( Tidak Untuk Pecahan).	None	1 byte
Decimal	Memberikan nilai dari -10^38-1 through 10^38-1(.adp) -10^28-1 through 10^28-1 (.mdb,.accdb).	28	2 bytes
Integer	Memberikan nilai integer -32.768 ke 32.767 (tidak ada pecahan).	None	2 bytes
Long Integer	Memberikan nillai integer dari 2147483648 ke 2147483647 (tidak ada pecahan).	None	4 bytes
Single	Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari -3.402823e28 ke 1.401298E-45 untuk nilai negatif, dan dari 1.401298E-45 Ke 3.402823e38 untuk nilai postif.	7	4 bytes
Double	Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari -1.79769313486231E308 ke 4.94065645841247E-324 untuk nilai negatif, dan dari 4.94065625841247E-324 ke 1.79769313486231E308 untuk nilai positif.	15	8 bytes
Replication ID	Globally Unique Identifier ( GUID )	N/A	16 bytes

 Membuat Tabel Baru

Setiap membuat data base baru,secara otomatis microsoft access akan menampilkan satu objek tabel yang masih kosong. Untuk membuat tabel mengunakan atau tidak mengunakan objek dapat dilakukan dengan mengunakan datasheet view dan design view.

a) MEMBUAT TABEL BARU MENGGUNAKAN DATASHEET VIEW

Tampilan awal jendela database baru yang telah di sediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan datasheet view. Datasheet view merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya. Area kerja tampilan datasheet view kurang lebih seperti gambar berikut.

Untuk membuat tabel dan masukkan data pada tampilan datasheet view dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. dari tampilan datasheet view,masukkan data pada kolom kedua dibawah kolom”click to add”

Tampilan memasukkan data pada kolom tabel

2. setelah memasukkan data, klik Click to Add untuk menambah kolom baru disebelah kanan kolom yang sudah dimasukkan data.

Tampilan menambah kolom

Sebagai contoh, perhatikan gambar dibawah ini untuk membuat tabel nama keluarga.

Tampilan data tabel keluarga

3. setelah semua data dimasukkan,anda dapat mengubah nama tabel perkolom. Untuk mengubah nama kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik double nama kolom.

Tampilan mengubah nama kolom

4. langkah selanjutnya adalah menyimpan tabel. Menyimpan tabel dapat dilakukan engan mengklik tombol “View”. pada kotak dialog yang tampil,ketikkan Tabel Keluarga pada tabel name lalu tekan OK.

5. setelah menyimpan tabel tersebut, berarti anda telah berhasil membuat Tabel Keluarga.

b) MEMBUAT TABEL BARU MENGGUNAKAN DESIGN VIEW

Membuat tabel baru menggunakan design view berarti menentukan terlebih dahulu struktur tabel, setelah itu baru memasukan datanya

Untuk membuat tabel baru menggunakan design view dapat dilakukan dengan cara berikut:

1) Pada tampilan awal saat membuat database baru,ubah tampilan datasheet view menjadi design view dengan tombol design view pada ribbon.

2) Pada kotak dialog “save as” isikan nama tabel pada table name kemudian pilih tombol OK.

3) Setelah menyimpan tabel baru, atur struktur tabel pada bagian-bagian dibawah ini.

 Field name,digunakan untuk menempatkan nama field yang akan dibuat.

 Data type,digunakan untuk menentukan type data pada masing-masing field

 Description,digunakan untuk memberikan keterangan masing-masing field yang ada pada tabel.

4) untuk mempermudah pembuatan tabel design view,lakukan pengisian struktur tabel seperti gambar berikut.

Field	tipe data	Ukuran field	Keterangan
IDKAT	Short text	6	ID KATEGORI
NAMKAT	Short text	35	NAMA KATEGORI
KETKAT	Short text	40	KETERANGAN KATEGORI

setelah mengisi semua ketentuan pada design view, simpan kembali design tabel dengan menggunakan salah satu tombol perintah penyimpanan.

 Pemasangan Primary Key

Pemasangan primery key sangat di perlukan pada tabel sebab primery key merupakan field indeks utama atau field kunci pengurutan atau pemanggilan data pada tabel. Saat pertama kali membuat tabel, default-nya database acces akan memberikan primary key yang terpasang pada field ID.

Anda dapat mengubah dan menentukan primary key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk membuat primary key sendiri dapat di lakukan dengan langkah-langkah berikut:

 Aktifkan tabel anda pada tampilan desain view dan pilihlah field yang akan di jadikan primary key

 Setelah menentukan field yang akan di jadikan primary key, pilih tombol perintah primary di grup tools pada tab desingn

 Pada bagian terpilih dari baris field yang di gunakan sebagai primary key akan terdapat icon primery key yang berbentuk kunci.

 Untuk melepas primary key pada field dapat di lakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key melalui ribbon seperti langka kedua.

 Menyimpan Tabel

Di awal pembuatan database baru, di sajikan suatu objek tabel yang di gunakan dalam membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin menyimpan hasilnya. Untuk menyimpan database pada acces dapat di lakukan dengan salah satu dari empat cara di bawah ini.

 Menekan icon save pada Quick acces, dan pada kotak dialog save as ketikkan nama tabel yang di inginkan

 Anda juga dapat menyimpan tabel dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.

 Menyimpan tabel pada database acces juga dapat di lalukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan datasheet view ke tampilan desing view

 Juga dapat di lakukan dengan memilih tab file pada ribbon kemudian pilih save.

 Menyimpan Tabel Dengan Nama Baru

Dalam pembuatan dan pengaturan tabel, terkadang tidak lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel. Ingin mengubah nama tabel dengan nama lain? Atau ingin membuat tabel dengan nama baru dengan struktur tabel yang sama? Untuk melakukan semua itu dapat di lakukan dengan mengikuti langka-langka berikut:

 Sebelum mengubah nama tabel, sebaiknya tutup terlebih tabel yang akan di ubah namanya jika tabel tersebuat aktif.

 Klik kanan pada tabel yang ada di navigation pane dan pilih rename

 hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan nama yang baru tabel, kemudian tekan enter pada keyboard.

 Menutup Tabel

Apabilah tabel yang dibuat sebelumnya telah sesuai dan di simpan, biasanya tabel tersebut ingin di tutup untuk melanjutkan pembuatan tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabel. Untuk menutup tabel dapat di lakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.

 Klik kanan judul tabel dan pilih close untuk menutup tabel.

 Klik icon close yang berada di pojok kanan atas layar kerja tabel anda

 Membuka Tabel

Tabel yang sudah di tutup dapat di buka kembali untuk melakukan pengaturan berupa modifikasi tabel, input, hapus atau mengupdate data tertentu sesuai keperluan. Untuk membuka tabel yang sudah di tutup dapat dilakukan dari duah caradi bawh ini.

− Klik kanan pada judul tabel yang ada di navigation pane, kemudian pilih open untuk membuka tabel.

− Juga dapat di lakukan dengan mengklik ganda judul tabel yang ada navigation pane.