MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013

Microsoft office Access 2013

MENGENAL BAGIAN-BAGIAN PADA AREA KERJA MICROSOFT ACCESS 2013

1. Tab File

Pada tab file, semua pilihan yang ada di dalamnya meliputi operasi file ngaturan pada Access. Pilihan di tab file terdiri dari:

1. Info

Pada sub-menu info terdapat dua pilihan, yaitu Compact & Repair yang berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperbaiki kerusakan file, dan Encrypt with password yang berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.

2. New

Untuk membuat file database baru. Pada menu ini tersedia pilihan untuk membuat database kosong atau database dari template.

3. Open

Digunakan untuk membuka file yang pernah dibuat sebelumnya yang tersimpan di komputer atau media penyimpanan lainnya.

4. Save

Save digunakan untuk menyimpan perubahan, tergantung dari objek yang sedang aktif atau sedang kita buka, baik Table, Form, Query, Macro, Report maupun Module.

5. Save As

Save As digunakan untuk menyimpan objek yang aktif atau objek yang dipilih ke format yang sama atau format yang berbeda dari objek aslinya, misalnya objek table bisa disimpan ke format Table, Query, Form, atau Report.

6. Print

Untuk mencetak objek yang aktif atau objek yang sedang kita buka.

7. Close

Untuk menutup file Microsoft Access dan berhenti bekerja dengan aplikasi Microsoft Access.

8. Account

Account berfungsi ntuk mengatur tema pada Office. Masuk ke akun Office, dan disitu terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya Office yang anda gunakan serta tentang Microsoft Access.

9. Options

Untuk menampilkan access Options.

2 2. Tab Home

Pada tab Home terdapat 6 grup antara lain:

1. Views

Pada grup Views hanya ada satu ikon, yaitu view.Ikon view terdiri dari 4 pilihan, yaitu Datasheet View, Pivot Table View, Pivot Chart View, dan Design View.

2. Clipboard

Pada grup Clipboard terdapat fasilitas untuk operasi Clipboard, yaitu Cut, Copy, Format Painter, dan Paste.

3. Sort & Filter

Pada grup ini kita dapat menggunakan fasilitas untuk mengurutkan dan memfilter data yang ada di table atau query atau form yang sedang dibuka.

4. Records

Pada grup ini tersedia tombol-tombol untuk operasi Records pada table atau query, di antaranya Refresh All, New, Delete, Save, Spelling, dan tombol More yang berisi pilihan Row Height, Hide Fields, Unhide Fields, Freeze Fields, Unfreeze Fields, dan Fields Width.

5. Find

Pada grup ini tersedia tombol pilihan Find, Replace, Go To, dan Select.

6. Text Formatting.

Pada grup ini kita dapat mengubah Font, Font Size, Font Color, Alignment, Bold, Italic, Underline, Background Color, Gridlines, dan Cell Effect.

3 3. Tab Create

Pada tab Create terdapat 6 grup antara lain:

1. Templates

Grup ini berisi pilihan untuk membuat form dari template yang disediakan Microsoft Access.

2. Tables

Pada grup ini terdapat 3 ikon, yaitu:

- Table, yaitu untuk membuat tabel baru dengan cara langsung mengisi data.

- Table Design, yaitu membuat tabel dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data ke dalam tabel.

- SharePoint Lists, yaitu untuk berbagi (share) data ke server SharePoint.

3. Queries

Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu:

- Query Wizard, yaitu untuk membuat query menggunakan wizard atau langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.

- Query Design, yaitu untuk membuat query secara manual tanpa menggunakan wizard.

4. Form

Pada grup ini terdapat 6 pilihan, yaitu:

- Form, yaitu untuk membuat form secara otomatis dan langsung ke mode Form View. Jika kita memilih tabel dan mengklik tombol/ikon ini, maka secara otomatis Microsoft Access akan membuatkan form sesuai isi field pada tabel.

- Form Design, yaitu untuk membuat form secara manual dan langsung ke mode Design View.

- Blank Form,yaitu ntuk membuat form kosong dalam mod Form View.

- Form Wizard, yaitu untuk membuat form dengan langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.

- Navigation, yaitu untuk membuat navigation form.

- More Form, yaitu untuk membuat Multiple item Form, Datasheet, Split From, Modal Dialog, PivotChart, atau PivotTable.

5. Reports

Pada grup ini terdapat 5 pilihan, yaitu:

- Report, digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari objek tabel atau query yang dipilih.

- Report Design, digunakan untuk mendesain laporan secara manual.

- Blank Report, digunakan untuk membuat lapora kosong unutk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan.

- Report Wizard, digunakan untuk membuat laporan dengan cara dipandu oleh Microsoft Access melalui langkah-langkah dari mulai memilih sumber data sampai dengan tampilan laporan akhir.

- Labels, digunakan untuk membuat label dari data tabel atau data query.

6. Macros & Code

Pada grup ini terdapat 4 pilihan, yaitu:

- Macro, digunakan untuk membuat macro.

- Module,digunakan untuk membuat module.

- Class Module, digunakan untuk membuat class module.

- Visual Basic, digunakan untuk membuat kode Visual Basic.

4 4.Tab External Data

Pada tab External Data hanya terdapat 3 grup, yaitu:

1. Import dan Link

Pada grup in terdapat 8 pilihan, yaitu:

- Saved Imports, digunakan untuk mengimpor data dari proses impor data yang sebelumnya pernah dilakukan.

- Linked Table Manager, digunakan untuk me-refresh tabel link.

- Excel, digunakan untuk menginpor data atau menghubungkan data ke tabel data di Excel.

- Access, digunakan untuk mengimpor data (baik objek table, form, query, macro, maupun module dari file Access lain) dan untuk menghubungkan tabel data dari file Access.

- ODBC Database, digunakan untuk mengimpor data dari database lain (misalnya SQL Server) atau untuk menghubungkan tabel ke database lain (misalnya SQL Server)

- Text File, digunakan untuk mengimpor data dari file Text. Proses impor bias ke tabel baru atau ditambah ke tabel yang sudah ada di Access. Bias juga menghubungkan tabel ke file Text.

- XML File, digunakan untuk mengimpor data dari file XML ke tabel baru di Access.

- More, digunakan untuk menginpor data atau menghubungkan data ke beberapa data sumber, diantaranya adalah SharePoint List, Data Service, HTML Document, Outlook Folder, dan dBASE File.

2. Export

Pada grup ini terdapat 9 pilihan, yaitu:

- Saved Exports, digunakan untuk mengekspor data yang telah disimpan dengan langkah yang pernah dilakukan sebelumnya.

- Excel, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Excel.

- Text File, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Text.

- XML File, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file XML.

- PDF or XPS, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file PDF atau XPS.

- E-mail, digunakan untuk mengirim data dari tabel atau query dalam bentuk lampiran (attachment) melalui e_mail dengan format pilihan Excel, Text, PDF atau XPS.

- Access, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Access lain.

- Word Merge adalah fasilitas untuk membuat mail merge dengan Microsoft Word.

- More adalah pilihan untuk mengekspor data ke file Word, SharePoint List, ODBC misalnya ke SQL Server, format HTML, dan dBASE File.

3. Collect Data

Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu:

- Create E-mail adalah fasilitas untuk menyiapkan form yang akan dikirim lewat e-mail untuk diisi oleh pengguna lain.

- Manage Replies adalah fasilitas untuk mengelola e-mail balasan.

5 5. Tab Database Tools

pada tab ini terdapat 6 grup, yaitu:

1. Tools

Pada grup ini terdapat 1 pilihan, yaitu Compact and Repair Database.

2. Macro

Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu Visual Basic dan Run Macro.

3. Relationships

Pada grup relationships terdapat 2 pilihan, yaitu:

- Relationships, digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.

- Object Dependencies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek dalam database yang menggunakan objek terpilih.

4. Analyze

Pada grup ini terdapat 3 pilihan untuk operasi Analyze, yaitu Database Documenter, Analyze Performance, dan Analyze Table.

5. Move Data

Pada grup Move Data hanya terdapat pilihan Access Database dan SharePoint.

6. Add-Ins

Pada grup ini hanya terdapat 1 pilihan, yaitu Add-Ins.

Dari pengenalan bagia-bagian di atas, terdapat bagian-bagian yang sering digunakan saat membuat database atau aplikasi menggunakan Microsoft Access. Bagian-bagian penting tersebut adalah:

- Table, merupakan bagia dari Microsoft Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Table terdiri dari beberapa kolom yang disebut Field.

- Query, merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan untuk menampilkan field-field tertentu dari beberapa tabel. Field dari beberapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.

- Form, merupakan bagian dari Microsoft Access yang digunakan dalam pross penginputan data ke tabel/database.

- Report, merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat dicetak (print)

MENGATUR DEFAULT FOLDER ACCESS

Mengatur default folder penyimpanan file Database Access bertujuan untuk mengelompokkan atau menyatukan file kerja Office 2013 pada satu lokasi. Dengan adanya pengaturan lokasi penyimpanan akan lebih mempermudah anda dalam melakukan proses pencarian data.

Untuk mengatur default folder penyimpanan Access 2013 dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada taskbar, pilih dan klik tombol Star >> All Program >> Microsoft Office 2013 >>Microsoft Office Accesss 2013.

2 2.Pilih tab File Options untuk menampilkan kotak pengaturan AccessOptions seperti gambar di bawah ini.

3 3. Pada kotak dialog yang ditampilkan, pilih General dan pada bagian Creating databases lakukan pengaturan lokasi database pada Default database folder dengan mengklik tombol Browse.

4 4. Tentukan lokasi penyimpanan database pada kotak dialog Default Database Path, kemudian klik OK untuk menerapkan pengaturan yang dilakukan.

5 5. Untuk mengetahui apakah pengaturan yang dilakukan berhasil diterapkan atau tidak, pada Customize Quick Access Toolbar pilih tombol perintah Open dan perhatikan lokasi file yang ditampilkan. Jika sesuai, maka anda telah berhasil mengatur defauld folder Access.

BEKERJA DENGAN TABEL DATABASE ACCESS

1. Jenis Data Pada Tabel Access

Sebelum membuat table pada database access, anda harus mengetahui jenis data (tipe data tabel ) pada tabel biasa database access untuk memudahkan dan pembuatan tabel. Berikut ini adalah pilihan data pada tabel database access

Tipe	Keterangan	Ukuran
Short Text	Untuk menerima berupa text atau kombinasi text dengan angka serta nomor yang tidak memerlukan perhitungan.	Dapat menampung sampai 255 karakter yang terdiri huruf,angka,dan simbil grafik
Long Text	Untuk Menempatkan text panjang atau kombinasi text dan angka	Dapat menampung sampai 63.999 karakter.
Number	Data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis.	Umumnya terdiri dari 1,2,4,dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis replication ID mempunyai 16 bytes data.
Date /Time	Untuk menerima data tanggal dan waktu serta nilai tahun yang di mulai dari tahun 100 sampai 9999	Secara default berukuran 8 bytes
Currency	Nilai mata uang dan data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis yang mellibatkan data dengan 1 sampai 4 tempat desimal.	Secara default berukuran 8 bytes akurat sampai 15 digit disisi kirim pemisah desimal dan 4 digit di sisi kanan
Autonumber	Digunakan untuk menampilkan nomor secara otomatis berupa data angka yang dimula dari angka 1 dengan nilai sellisi 1	Secara default berukaran 4 bytes
Yes/No	Untuk menempatkan 1 data dari 2 nilai.	Secara default berukaran 1 bytes

Tipe	Keterangan	Ukuran
OLE Object	Digunakan untuk menerima data berupa grafik,spread sheet, foto digital, rekaman suara atau video yang dapat di ambil dari program lain	Sampai dengan 1 gigabyte (dibatasi oleh ruang disk yang tersedia).
Hyperlink	Tesk atau kombinasi text dan nomor yang di simpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL	Setiap bagian dari tipe data hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter
Attackmen	Setiap jenis file yang di dukung seperti gambar spredsheet,dokumen,grafik,dan file lain
Lookup wizard	Untuk memillih sebuah nilai dari tabe lain atau list box atau combo box	Ukuran sama dengan field primary key (kunci utama) yang digunakan untuk melakukan pencairan, yaitu biasanya 4 bytes

Tipe Data Number memiliki ukuran yang dapat dimasukkan dengan ketentuan berdasarkan pilhan properti dari tipe number sebagai berikut:

Tipe	Keterangan	Desimal	Ukuran
Byte	Memberikan Bilangan Integer dari angka 0 sampai 255 ( Tidak Untuk Pecahan).	None	1 byte
Decimal	Memberikan nilai dari -10^38-1 through 10^38-1(.adp) -10^28-1 through 10^28-1 (.mdb,.accdb).	28	2 bytes
Integer	Memberikan nilai integer -32.768 ke 32.767 (tidak ada pecahan).	None	2 bytes
Long Integer	Memberikan nillai integer dari 2147483648 ke 2147483647 (tidak ada pecahan).	None	4 bytes
Single	Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari -3.402823e28 ke 1.401298E-45 untuk nilai negatif, dan dari 1.401298E-45 Ke 3.402823e38 untuk nilai postif.	7	4 bytes
Double	Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari -1.79769313486231E308 ke 4.94065645841247E-324 untuk nilai negatif, dan dari 4.94065625841247E-324 ke 1.79769313486231E308 untuk nilai positif.	15	8 bytes
Replication ID	Globally Unique Identifier ( GUID )	N/A	16 bytes

2. Membuat Tabel Baru

Setiap membuat database baru, secara otomatis Microsoft Access akan menampilak satu objek tabel yang masih kosong. Objek tabel yang masih kosong dapat ditutup atau digunakan dalam membuat tabel.Untuk membuat tabel menggunakan atau tidak menggunakan objek tabel yang sudah ada dapat dilakukan dengan menggunakan Datasheet View dan Design View.Datasheet View digunakan untuk membuat tabel dengan memasukkan data input terlebih dahulu baru menentukan struktur tabel. Sedangkan Design View digunakan untuk membuat tabel dengan menentukan atau mengatur struktur tabel terlebih dahulu baru memasukkan data.

Untuk membuat tabel baru, terlebih dahulu tutup jendela tabel yang ada dengan menekan Tombol Close

dibagian pojok kanan atas area kerja tabel. Selanjutnya, anda

dapat membuat tabel baru dengan mengikuti tahapan-tahapan berikut:

- Melalui Ribbon, pilih Create dan pada grup Tables klik tombol Table. Jendela tabel baru yang masih kososng akan ditampilkan seperti tabel saat pertama kali membuat database baru. Selanjutnya, anda dapat membentuk tabel baru dengan menggunakan Datasheet View atau Design View.

1. Membuat Tabel Baru Dengan Menggunakan Datasheet View.

Tampilan awal jendela database baru yang telah disediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan Datasheet View.Datasheet View merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya.Area kerja tampilan Datasheet View kurang lebih seperti gambar dibawah ini.

Untuk membuat tabel dan memasukkan data pada Datasheet View dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

1) Dari tampilan Datasheet View, masukkan data pada kolom kedua dibawah kolom “Click to Add”

2) Setelah memasukkan data, Click to Add untuk menambah kolom baru di sebelah kanan kolom yang sudah dimasukkan data.

Sebagai contoh, perhatikan gambar dibawah ini untuk membuat tabel nama keluarga.

3) Setelah semua data dimasukkan, anda dapat mengubah nama tabel per kolom yang secara default akan diberi nama “Field1”, “Field2”, dan seterusnya. Untuk mengubah nama kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik ganda nama kolom.

4) Langkah selanjutnya adalah menyimpan tabel tersebut dengan mengklik tombol perintah View >> Field >> View. Pada kotak dialog yang tampil, ketikkan TAKELUARGA pada Table Nama lalu tekan OK.

5) setelah menyimpan tabel tersebut, anda telah berhasil membuat sebuah tabel dengan nama TAKELUARGA.

2. Membuat Tabel Baru Menggunakan Design View

Membuat tabel baru menggunakanDesign View berarti menentukan terlebih dahulu struktur tabel, setelah itu baru memasukkan datanya.

Untuk membuat tabel baru menggunakan Design View dapat dilakukan sebagai berikut:

1) Pada tampilan awal saat membuat database baru, ubah tampilan Datasheet View menjadi Design View dengan tombol Design View pada Ribbon.

2) Pada kotak dialog “Save As”, isikan nama

tabel pada Table Name kemudian pilih tombol OK. Lihat gambar!

3) Setelah menyimpan tabel baru, atur struktur tabel pada bagian-bagian di bawah ini

- Field Name, digunakan untuk menempatkan nama field yang akan dibuat.

- Data Type, digunakan untuk menentukan tipe data pada masing-masing field.

- Description, digunakan untuk memberikan keterangan masing-masing field yang ada pada tabel. Fitur ini bersifat pilihan, yang artinya dapat diisi atau dikosongkan.

4) Untuk mempermudah pembuatan tabel menggunakan DesignView, lakukan pengisian struktur tabel seperti data di bawah ini.

Setelah mengisi semua ketentuan pada jendela Design View, simpan kembali desain tabel dengan menggunakan salah satu tombol perintah penyimpanan.

2. Pemasangan Primary Key

Pemasangan primary key sangat diperlukan pada tabel sebab primary key merupakan field yang digunakan sebagai field indeks utama atau fieldl kunci pengurutan atau pemanggilan data pada tabel. Saat pertama kali membuat tabel, default-nya database access akan memberikan primary key yang terpasang pada filed iD.

Anda dapat mengubah dan menentukan primary key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk membuat primary key sendiri dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. Aktifkan tabel anda pada tampilan design view dan pilih field yang akan di jadikan primary key.

2. Setelah menentukan field yang akan dijadikan primary key, pilh tombol perintah primary key di group tools pada tab design.

3. Pada bagian terpilih dari baris field yang digunakan sebagai primary key yang bentuk kunci

4. Untuk melepas primary key pada field dapat dilakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key mulalui ribbon seperti langkah kedua.

3. 3. Menyimpan tabel

Di awal pembuatan database baru, disajikan suatu objek yang digunakan dalam membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin menyimpan hasilnya. Untuk menyimpan tabel pada database access dapat dilakuan dengan salah satu darii empat cara dibawah ini.

- Menekan ikon save pada quick access, dan pada kotak dialog save as ketikkan nama tabel yang diinginkan.

- Anda juga dapat menyimpan tabel dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.

- Menyimpan tabel pada database access juga dapat dilakukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan datasheet view ke tampilan design view.

- Juga dapat dilakukan dengan memilih tab fiel pada ribbon, kemudian pilih save

4. 4. Menyimpan Tabel Dengan Nama Baru

Dalam pembuatan dan pengaturan tabel, terkadang tidak lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel. Ingin mengubah namatabel dengan nama lain? Atau ingin membuat tabel dengan struktur tabel yang sama? Untuk melakukan semua itu dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Sebelum mengubah nama tabel, sebaiknya tutup terlebih dahulu tabel yang akan diubah namanya jika tabel tersebut aktif (terbuka).

2. Klik kanan pada tabel yang ada di navigation pane dan pilih rename.

3. Hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan nama baru tabel, kemudian tekan Enter melalui keyboard untuk menerapkannya

5. 5. Menutup Tabel

Apabilah tabel yang dibuat sebelumnya telah selesai dan sudah disimpan, biasanya tabel tersebut ingin di tutup untuk melanjutkan pembuatan tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabe.l untuk menutup tabel apat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.

- Klik kanan judul tabel dan pilih close untuk menutup tabel

- Klik ikon close yang berada di pojok kanan atas layar kerja tabel anda.

6. 5. Membuka tabel

tabel yang sudah di tutup dapat dibuka kembali untuk dilakukan pengaturan berupa modifikasi tabel, input, hapus, mengupdate data tertentu sesuai keperluan. Untuk membuka tabel yang sudah di tutup dapat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.

- Klik kanan pada judul tabel yang ada di navigation pane, kemudian pilih open untuk membuka tabel.

- Juga dapat dilakukan dengan mengklik ganda judul tabel yang ada pada navigation pane.