MENGENAL BAGIAN-BAGIAN PADA AREA KERJA MICROSOFT ACCESS 2013
1. Menu File
Pada menu file, semua pilihan yang ada di dalamnya meliputi operasi file dan pilihan pengaturan pada Access. Pilihan di menu file terdiri dari:
Tampilab Menu File
1. Info
Pada menu info terdapat dua pilihan, yaitu Compact & Repair Database yang berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperbaiki kerusakan file, dan Encrypt with password yang berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.
2. New
Untuk membuat file database baru. Pada menu ini tersedia pilihan untuk membuat database kosong atau database dari template.
3. Open
Digunakan untuk membuka file yang pernah dibuat sebelumnya yang tersimpan di komputer atau media penyimpanan lainnya.
4. Save
Save berfungsi untuk menyimpan perubahan, tergantung dari objek yang sedang aktif atau sedang kita buka, baik Table, Form, Query, Macro, Report maupun Module.
5. Save As
Save As berfungsi untuk menyimpan objek yang aktif atau objek yang dipilih ke format yang sama atau format yang berbeda dari objek aslinya, misalnya objek table bisa disimpan ke format Table, Query, Form, atau Report.
6. Print
Digunakan untuk mencetak objek yang sedang kita buka yang sudah kita buat.
7. Close
Digunakan untuk menutup file Microsoft Access dan berhenti bekerja dengan aplikasi Microsoft Access.
8. Account
Account digunakan ntuk mengatur tema pada Office. Masuk ke akun Office, dan disitu terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya Office yang anda gunakan serta tentang Microsoft Access.
9. Options
Digunakan untuk menampilkan access Options.
2. Menu Home
Pada menu Home terdapat 6 grup/bagian, antara lain:
Pada grup Views hanya ada satu ikon, yaitu view.Ikon view terdiri dari 4 pilihan, yaitu Datasheet View, Pivot Table View, Pivot Chart View, dan Design View.
2. Clipboard
Pada grup Clipboard terdapat ikon yang digunakan untuk operasi Clipboard, yaitu Cut, Copy, Format Painter, dan Paste.
3. Sort & Filter
Pada grup ini kita dapat menggunakan fasilitas untuk mengurutkan dan memfilter data yang ada di table atau query atau form yang sedang dibuka.
4. Records
Pada grup ini tersedia beberapa pilihan untuk operasi Records pada table atau query, di antaranya Refresh All, New, Delete, Save, Spelling, dan pada pilihan More yang berisi Row Height, Hide Fields, Unhide Fields, Freeze Fields, Unfreeze Fields, dan Fields Width.
5. Find
Pada grup ini tersedia beberapa pilihan yaitu Find, Replace, Go To, dan Select.
6. Text Formatting.
Pada grup ini kita dapat mengubah Font, Font Size, Font Color, Alignment, Bold, Italic, Underline, Background Color, Gridlines, dan Cell Effect.
3. Menu Create
Pada Menu Create terdapat 6 grup/Bagian antara lain:
Tampilan Menu Create1. Templates
Grup ini terdapat beberapa pilihan untuk membuat form dari template yang disediakan Microsoft Access.
2. Tables
Pada grup ini terdapat 3 pilihan, antara lain:
- Table, digunakan untuk membuat tabel baru dengan cara langsung mengisi data.
- Table Design, digunakan untuk membuat tabel dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data ke dalam tabel.
- SharePoint Lists, digunakan untuk berbagi (share) data ke server SharePoint.
Pada grup ini terdapat 2 pilihan, antara lain:
- Query Wizard, digunakan untuk membuat query menggunakan wizard atau langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.
- Query Design, digunakan untuk membuat query secara manual tanpa menggunakan wizard.
Pada grup ini terdapat 6 pilihan, antara lain:
- Form, digunakan untuk membuat form secara otomatis dan langsung ke mode Form View. Jika kita memilih tabel dan mengklik ikon ini, maka secara otomatis Microsoft Access akan membuatkan form sesuai isi field pada tabel.
- Form Design, digunakan untuk membuat form secara manual dan langsung ke mode Design View.
- Blank Form, digunakan ntuk membuat form kosong dalam mode Form View.
- Form Wizard, digunakan untuk membuat form dengan langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.
- Navigation, digunakan untuk membuat navigation form.
- More Form, digunakan untuk membuat Multiple item Form, Datasheet, Split From, Modal Dialog, PivotChart, atau PivotTable.
Pada grup ini terdapat 5 pilihan, antara lain:
- Report, digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari objek tabel atau query yang dipilih.
- Report Design, digunakan untuk mendesain laporan secara manual.
- Blank Report, digunakan untuk membuat lapora kosong unutk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan.
- Report Wizard, digunakan untuk membuat laporan dengan cara dipandu oleh Microsoft Access melalui langkah-langkah dari mulai memilih sumber data sampai dengan tampilan laporan akhir.
- Labels, digunakan untuk membuat label dari data tabel atau data query.
Pada grup ini terdapat 4 pilihan, antara lain:
- Macro, digunakan untuk membuat macro.
- Module,digunakan untuk membuat module.
- Class Module, digunakan untuk membuat class module.
- Visual Basic, digunakan untuk membuat kode Visual Basic.
4. Menu External Data
Pada tab External Data hanya terdapat 3 grup/bagaian, yaitu:
Tampilan Menu External Data
1. Import dan Link
Pada grup in terdapat 8 pilihan, yaitu:
- Saved Imports, digunakan untuk mengimpor data dari proses impor data yang sebelumnya pernah dilakukan.
- Linked Table Manager, digunakan untuk me-refresh tabel link.
- Excel, digunakan untuk mengimpor data atau menghubungkan data ke tabel data di Excel.
- Access, digunakan untuk mengimpor data (baik objek table, form, query, macro, maupun module dari file Access lain) dan untuk menghubungkan tabel data dari file Access.
- ODBC Database, digunakan untuk mengimpor data dari database lain (misalnya SQL Server) atau untuk menghubungkan tabel ke database lain (misalnya SQL Server)
- Text File, digunakan untuk mengimpor data dari file Text. Proses impor bisa ke tabel baru atau ditambah ke tabel yang sudah ada di Access. Bisa juga menghubungkan tabel ke file Text.
- XML File, digunakan untuk mengimpor data dari file XML ke tabel baru di Access.
- More, digunakan untuk menginpor data atau menghubungkan data ke beberapa data sumber, diantaranya adalah SharePoint List, Data Service, HTML Document, Outlook Folder, dan dBASE File.
Pada grup ini terdapat 9 pilihan, yaitu:
- Saved Exports, digunakan untuk mengekspor data yang telah disimpan dengan langkah yang pernah dilakukan sebelumnya.
- Excel, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Excel.
- Text File, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Text.
- XML File, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file XML.
- PDF or XPS, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file PDF atau XPS.
- E-mail, digunakan untuk mengirim data dari tabel atau query dalam bentuk lampiran (attachment) melalui e_mail dengan format pilihan Excel, Text, PDF atau XPS.
- Access, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Access lain.
- Word Merge adalah fasilitas untuk membuat mail merge dengan Microsoft Word.
- More adalah pilihan untuk mengekspor data ke file Word, SharePoint List, ODBC misalnya ke SQL Server, format HTML, dan dBASE File.
Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu:
- Create E-mail adalah fasilitas yang digunakan untuk menyiapkan form yang akan dikirim lewat e-mail untuk diisi oleh pengguna lain.
- Manage Replies adalah fasilitas yang digunakan untuk mengelola e-mail balasan.
5. Menu Database Tools
pada tab ini terdapat 6 grup/pilihan, antara lain:
Tampilan Menu Database Tools
1. Tools
Pada grup ini terdapat 1 pilihan, yaitu Compact and Repair Database.
2. Macro
Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu Visual Basic dan Run Macro.
3. Relationships
Pada grup relationships terdapat 2 pilihan, yaitu:
- Relationships, digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.
- Object Dependencies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek dalam database yang menggunakan objek terpilih.
Pada grup ini terdapat 3 pilihan untuk operasi Analyze, yaitu Database Documenter, Analyze Performance, dan Analyze Table.
5. Move Data
Pada grup Move Data hanya terdapat 2 pilihan, yaitu Access Database dan SharePoint.
6. Add-Ins
Pada grup ini hanya terdapat 1 pilihan, yaitu Add-Ins.
Dari pengenalan bagia-bagian di atas, terdapat bagian-bagian yang sering digunakan saat membuat database atau aplikasi menggunakan Microsoft Access. Bagian-bagian penting tersebut adalah:
- Table, merupakan bagia dari Microsoft Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Table terdiri dari beberapa kolom yang disebut Field.Query, merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan untuk menampilkan field-field tertentu dari beberapa tabel. Field dari beberapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.
- Form, merupakan bagian dari Microsoft Access yang digunakan dalam pross penginputan data ke tabel/database.
- Report, merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat dicetak (print).
MENGATUR DEFAULT FOLDER ACCESS
Mengatur default folder penyimpanan file Database Access bertujuan untuk mengelompokkan atau menyatukan file kerja Office 2013 pada satu lokasi. Dengan adanya pengaturan lokasi penyimpanan akan lebih mempermudah anda dalam melakukan proses pencarian data.
Untuk mengatur default folder penyimpanan Access 2013 dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Pada taskbar, klik tombol Star > All Program > Microsoft Office 2013 >Microsoft Office Accesss 2013.
2. Pilih tab File Options untuk menampilkan kotak pengaturan Access Options seperti gambar di bawah ini.
Tampilan Default Database Path3. Pada kotak dialog yang ditampilkan, pilih General dan pada bagian Creating databases lakukan pengaturan lokasi database pada Default database folder dengan mengklik tombol Browse.
4. Tentukan lokasi penyimpanan database pada kotak dialog Default Database Path, kemudian klik OK untuk menerapkan pengaturan yang dilakukan.
5. Untuk mengetahui apakah pengaturan yang dilakukan berhasil diterapkan atau tidak, pada Customize Quick Access Toolbar pilih tombol perintah Open dan perhatikan lokasi file yang ditampilkan. Jika sesuai, maka anda telah berhasil mengatur defauld folder Access.
BEKERJA DENGAN TABEL DATABASE ACCESS
1. Jenis Data Pada Tabel Database Access
Jenis Data Pada Tabel Access
Sebelum membuat table pada database access, anda harus mengetahui jenis data (tipe data tabel ) pada tabel biasa database access untuk memudahkan dan pembuatan tabel. Berikut ini adalah pilihan data pada tabel database access.
Tipe
|
Keterangan
|
Ukuran
|
Short Text
|
Untuk menerima berupa
text atau kombinasi text dengan angka serta nomor yang tidak memerlukan
perhitungan.
|
Dapat menampung
sampai 255 karakter yang terdiri huruf,angka,dan simbil grafik
|
Long Text
|
Untuk Menempatkan
text panjang atau kombinasi text dan angka
|
Dapat menampung
sampai 63.999 karakter.
|
Number
|
Data numerik yang
digunakan dalam perhitungan matematis.
|
Umumnya terdiri dari
1,2,4,dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis replication ID mempunyai 16 bytes
data.
|
Date /Time
|
Untuk menerima data
tanggal dan waktu serta nilai tahun yang di mulai dari tahun 100 sampai 9999
|
Secara default
berukuran 8 bytes
|
Currency
|
Nilai mata uang dan
data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis yang mellibatkan data
dengan 1 sampai 4 tempat desimal.
|
Secara default
berukuran 8 bytes akurat sampai 15 digit disisi kirim pemisah desimal dan 4
digit di sisi kanan
|
Autonumber
|
Digunakan untuk
menampilkan nomor secara otomatis berupa data angka yang dimula dari angka 1
dengan nilai sellisi 1
|
Secara default
berukaran 4 bytes
|
Yes/No
|
Untuk menempatkan 1
data dari 2 nilai.
|
Secara default
berukaran 1 bytes
|
Tipe
|
Keterangan
|
Ukuran
|
OLE
Object
|
Digunakan untuk
menerima data berupa grafik,spread sheet, foto digital, rekaman suara atau
video yang dapat di ambil dari program lain
|
Sampai dengan 1
gigabyte (dibatasi oleh ruang disk yang tersedia).
|
Hyperlink
|
Tesk atau kombinasi text dan nomor yang di
simpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL
|
Setiap bagian dari
tipe data hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter
|
Attackmen
|
Setiap jenis file
yang di dukung seperti gambar spredsheet,dokumen,grafik,dan file lain
|
|
Lookup
wizard
|
Untuk memillih sebuah
nilai dari tabe lain atau list box atau combo box
|
Ukuran sama dengan
field primary key (kunci utama) yang digunakan untuk melakukan pencairan,
yaitu biasanya 4 bytes
|
Tipe data Number memiliki ukuran yang dapat dimasukkan dengan ketentuan berdasarkan pilihan properti dari tipe Number sebagai berikut :
Tipe
|
Keterangan
|
Desimal
|
Ukuran
|
Byte
|
Memberikan
Bilangan Integer dari angka 0 sampai 255 ( Tidak Untuk Pecahan).
|
None
|
1
byte
|
Decimal
|
Memberikan
nilai dari -10^38-1
through 10^38-1(.adp)
-10^28-1 through 10^28-1 (.mdb,.accdb).
|
28
|
2
bytes
|
Integer
|
Memberikan
nilai integer -32.768 ke 32.767 (tidak ada pecahan).
|
None
|
2
bytes
|
Long
Integer
|
Memberikan
nillai integer dari 2147483648 ke 2147483647 (tidak ada pecahan).
|
None
|
4
bytes
|
Single
|
Memberikan
nilai bilangan nyata yang dimulai dari -3.402823e28 ke 1.401298E-45 untuk
nilai negatif, dan dari 1.401298E-45 Ke 3.402823e38 untuk nilai postif.
|
7
|
4
bytes
|
2. Membuat Tabel Baru
Setiap membuat database baru, secara otomatis Microsoft Access akan menampilakan satu objek tabel yang masih kosong. Objek tabel yang masih kosong dapat ditutup atau digunakan dalam membuat tabel.Untuk membuat tabel menggunakan atau tidak menggunakan objek tabel yang sudah ada dapat dilakukan dengan menggunakan Datasheet View dan Design View.Datasheet View digunakan untuk membuat tabel dengan memasukkan data input terlebih dahulu baru menentukan struktur tabel. Sedangkan Design View digunakan untuk membuat tabel dengan menentukan atau mengatur struktur tabel terlebih dahulu baru memasukkan data.
Untuk membuat tabel baru, terlebih dahulu tutup jendela tabel yang ada dengan menekan tombol Close dibagian pojok kanan atas area kerja tabel.
Selanjutnya, anda dapat membuat tabel baru dengan mengikuti tahapan-tahapan berikut:
Melalui Ribbon, pilih Create dan pada grup Tables klik tombol Table. Jendela tabel baru yang masih kosong akan ditampilkan seperti tabel saat pertama kali membuat database baru. Selanjutnya, anda dapat membentuk tabel baru dengan menggunakan Datasheet View atau Design View.
1. Membuat Tabel Baru Dengan Menggunakan Datasheet View.
Tampilan awal jendela database baru yang telah disediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan Datasheet View.Datasheet View merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya.Area kerja tampilan Datasheet View kurang lebih seperti gambar dibawah ini.
Untuk membuat tabel dan memasukkan data pada Datasheet View dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1) Dari tampilan Datasheet View, masukkan data pada kolom kedua dibawah kolom “Click to Add”
2) Setelah memasukkan data, Click to Add untuk menambah kolom baru di sebelah kanan kolom yang sudah dimasukkan data.
Sebagai contoh, perhatikan gambar dibawah ini.
3) Setelah semua data dimasukkan, anda dapat mengubah nama tabel per kolom yang secara default akan diberi nama “Field1”, “Field2”, dan seterusnya. Untuk mengubah nama kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik ganda nama kolom.
4) Langkah selanjutnya adalah menyimpan tabel tersebut dengan mengklik tombol perintah View > Field > View. Pada kotak dialog yang tampil, ketikkan KELUARGA pada Table Nama lalu tekan OK.
5) setelah menyimpan tabel tersebut, anda telah berhasil membuat sebuah tabel dengan nama KELUARGA.
2. Membuat Tabel Dengan Design View
Membuat tabel baru menggunakanDesign View berarti menentukan terlebih dahulu struktur tabel, setelah itu baru memasukkan datanya.
Untuk membuat tabel baru menggunakan Design View dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1) Pada tampilan awal saat membuat database baru, ubah tampilan Datasheet View menjadi Design View dengan tombol Design View pada Ribbon.
2) Pada kotak dialog “Save As”, isikan nama tabel pada Table Name kemudian pilih tombol OK. Lihat gambar!
3) Setelah menyimpan tabel baru, atur struktur tabel pada bagian-bagian di bawah ini:
- Field Name, digunakan untuk menempatkan nama field yang akan dibuat.
- Data Type, digunakan untuk menentukan tipe data pada masing-masing field.
- Description, digunakan untuk memberikan keterangan masing-masing field yang ada pada tabel. Fitur ini bersifat pilihan, yang artinya dapat diisi atau dikosongkan.
3. Pemasangan Primary Key
Pemasangan primary key sangat diperlukan pada table sebab primary key merupakan field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan atau pemanggilan data pada tabel. Saat pertama kali membuat tabel, daufult-nya database access akan memberikan primary key yang terpasang pada filed ID.
Anda dapat mengubah dan menentukan primary key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk membuat primary key sendiri dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
2. Setelah menentukan field yang akan dijadikan primary key, pilih tombol perintah primary key di group tools pada tab design.
3. Pada bagian baris field yang menggunakan primary key akan terdapat ikon primary key yang berbentuk kunci.
7. Untuk melepas primary key pada field dapat dilakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key mulalui ribbon.
4. Menyimpan tabel
Di awal pembuatan database baru, disajikan suatu objek yang digunakan dalam membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin menyimpan hasilnya. Untuk menyimpan tabel pada database access dapat dilakuan dengan salah satu darii empat cara dibawah ini.
- Menekan ikon save pada quick access, dan pada kotak dialog save as ketikkan nama tabel yang diinginkan.
- Anda juga dapat menyimpan tabel dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.
- Menyimpan tabel pada database access juga dapat dilakukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan datasheet view ke tampilan design view.
- Juga dapat dilakukan dengan memilih tab field pada ribbon, kemudian pilih save
5. Menyimpan tabel dengan nama baru
Dalam pembuatan dan pengaturan tabel, terkadang tidak lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel. Ingin mengubah namatabel dengan nama lain? Atau ingin membuat tabel dengan struktur tabel yang sama? Untuk melakukan semua itu dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Sebelum mengubah nama tabel, sebaiknya tutup terlebih dahulu tabel yang akan diubah namanya jika tabel tersebut aktif/terbuka..
2. Klik kanan pada tabel yang ada di navigation pane dan pilih rename.
3. Hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan nama baru tabel, kemudian tekan enter melalui keyboard untuk menerapkannya.
6. Menutup tabel
Apabilah tabel yang dibuat sebelumnya telah selesai dan sudah disimpan, biasanya tabel tersebut ingin di tutup untuk melanjutkan pembuatan tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabe.l untuk menutup tabel apat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.
- Klik kanan judul tabel dan pilih close untuk menutup tabel
- Klik ikon close yang berada di pojok kanan atas layar kerja tabel anda.
7. Membuka tabel
tabel yang sudah di tutup dapat dibuka kembali untuk dilakukan pengaturan berupa modifikasi tabel, input, hapus, mengupdate data tertentu sesuai keperluan. Untuk membuka tabel yang sudah di tutup dapat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.
- Klik kanan judul tabel yang ada di navigation pane, kemudian pilih open untuk membuka tabel.
- Juga dapat dilakukan dengan mengklik ganda judul tabel yang ada pada navigation pane.
1 komentar:
komentarLakukan pengaturan pada format paragraf agar terlihat rapi.
ReplyBudidayakan berkomentar yang baik dan sopan tanpa mengganggu atau menyinggung orang lain. Terima kasih