APLIKASI PERKANTORAN 2

MENGENAL ICON-ICON SERTA FUNGSI MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013

Asalkan kalian tau saja sobat microsoft office 2013 pada umumnya sama saja dengan ms office 2007 hanya tampilannya saja yang berbeda. Sehingga sobat semua jangan khawatir karena fungsinya tidak berbeda dengan ms office 2007 kalian hanya mempelajari letak masing-masing icon.

Sebelum mengenal icon-icon serta fungsi ms office 2013 kalian harus tau bagaimana langkah-langkah membuka aplikasi ms office dengan cepat???

1. Pertama klik start

2. Kemudian cari microsoft office 2013 di serach

3. Setelah itu klik kanan pada ms office access 2013 pilih pin to taskbar

4. Ms office 2013 akan tampil di menu pada taskbar

Nah kalau begini akan permudah kita, tinggal liat kebawah ada icon microsoft office access kemudian klik 2 x... Sekarang kita masuk pada ms office 2013!!!

Pada tampilan awal akan seperti gambar berikut ini:

Jika teman-teman mau mengganti tempat penyimpanan dengan otomatis teman-teman bisa buka open other files sebelah kiri seperti gambar diatas.

Setelah itu pilih options
Setelah itu pilih default database folder dan
Klik browse dan pilih folder yang akan kalian mau myimpannya secara otomatis.
Setelah itu klik ok

Setelah itu akan muncul kembali tampilan awal ms access 2013
Kemudian pilih blank desktop database seperti gambar berikut:
Kemudian akan muncul gambar seperti berikut
Setelah itu klik create
Setelah kalian memilih tempat penyimpanan kemudian klik ok

Sekarang kita sudah siap mengenal icon-icon dan sudah siap mengerjakan tugas yang akan kita buat seperti gambar berikut:

Pada tab file ada beberapa menu yang akan kalian harus ketehui berikut gambar serta fungsinya masing-masing:

dalam pada menu info ada dua pilihan yaitu:

Compact & Repair berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperbaiki kerusakan file.
Encrypt with Password berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.

pada menu new ada beberapa pilihan tapi kalianharus ketahui ada dua pilihan yang kita pilih

blank desktop databae berfungsi untuk membuat database kosong
1100 berfungsi untuk database dari template.

Pada menu Open berfungsi untuk membuka file yang pernah dibuat sebelumnya yang tersimpan di computer atau media penyimpanan lainnya.
Save as digunakan untuk menyimpan objek yang aktif atau objek yang dipilih ke format yang sama atau format yang berbeda dari objek aslinya , misalnya objek table bisa disimpan ke format Table,Query,Form,atau Report.
Print berfungsi Untuk mencetak objek yang aktif atau objek yang sedang kita buka.

Dan ada 3 sub-menu yang harus kalian kenali yaitu:

1. Quick print berfungsi untuk

2. Print

3. Print preview berfungsi untuk menampilkan pekerjaan kita di layar sebelum dicetak

Close berfungsi Untuk menutup file Microsoft Access dan berhenti bekerja dengan aplikasi Microsoft Access.
Account berfungsi untuk mengatur tema pada Office. Masuk ke akun Office, dan di situ terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya Office yang anda gunakan serta informasi tentang Microsoft Access.

Dan pengaktifan ini ada khusus aplikasi yaitu kmspico.

Kalau cara penginstalannya nanti kalian share tutorialnya di youtube

Options berfungsi Untuk menampilkan dan mengatur customize Access Options.

A) Tab Home

Pada tab home terdapat 6 perintah antara lain yaitu:

1. Views

Pada perintah views hanya ada satu ikon , yaitu view.

Ikon view terdiri dari 4 pilihan , yaitu:

1. Database View

2. PivotTable View

3. PivotChart View

4. Design View.

2. Clipboard

Pada perintah Clipboard terdapat 4 perintah untuk operasi Clipboard, yaitu:

1. Cut

2. Copy

3. Format Painter

4. Paste.

3. Sort & Filter

Pada perintah ini kita dapat menggunakan fasilitas untuk mengurutkan dan memfilter data yang ada di table atau query atau form yang sedang dibuka.

4. Records

Pada perintah ini tersedia tombol-tombol untuk operasi Records pada table atau query, di antarnya

Refresh All
New
Delete
Save
Spelling

Tombol More ada beberapa pilihan yaitu:

Row Height
Hide Fields
Unhide Fields
Freeze Fields
Unfreeze Fields
Fields Width.

5. Find

Pada perintah ini tersedia tombol pilihan yaitu:

Find
Replace
Go To
Select.

6. Text Formatting

Pada perintah ini dapat mengubah

font size
font Color
Alignment
Bold
Italic
Underline
Background Color
Gridlines
Cell Effect.

B) Tab Create

Pada tab Create terdapat 6 perintah antara lain :

1. Templates (aplication parts) Perintah ini berisi pilihan untuk membuat form dari template yang di sediakan Microsoft Access.

2. Tables

Pada grup ini terdapat 3 ikon, yaitu :

Table , yaitu untuk membuat table baru dengan cara langsung mengisi data.
Table Design, yaitu untuk membuat table dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data ke dalam table.
SharePoint List, yaitu untuk berbagi (share) data ke server Sharepoint.

3. Queries

Pada grup ini terdapat 2 pilihan , yaitu :

Query Wizard, yaitu untuk membuat query menggunakan wizard atau langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.
Query Design, yaitu untuk membuat query secara manual tanpa menggunakan wizard.

4. Form

pada grup ini terdapat 6 pilihan, yaitu :

Form yaitu untuk membuat form secara otomatis dan langsung ke mode form view. Jika kita memilih table dan mengklik tombol/ikon ini, maka secara otomatis Microsoft Access akan membuat form sesuai isi field pada table.
Form Design, yaitu untuk membuat form secara manual dan langsung ke mode Design View.
Blank Form, yaitu untuk membuat form kosong dalam mode form view.
Form Wizard, yaitu untuk membuat form dengan langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.
Navogation,yaitu untuk membuat Navigation Form.
More Form,yaitu untuk membuat Multiple item Form, Database, Split Form, Modal Dialog, PivotChart, atau PivotTable .

5. Reports

Pada grup ini terdapat 5 pilihan :

Report,digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari objek tabel atau query yang dipilih.
Report Design , digunakan untuk mendesain laporan secara manual.
Blank Report, digunakan untuk membuat laporan kosong untuk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan .
Report Wizard, digunakan untuk membuat laporan kosong untuk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan .
Labels, digunakan untuk membuat label dari data tabel atau data query.

6. Macros & Code

Pada grup ini terdapat 4 pilihan , yaitu :

Macro , digunakan untuk membuat macro
Module, digunakan untuk membuat module
Class Module, digunakan untuk membuat class module
Visual Basic, digunakan untuk membuat kode visual basic

C. Tab External Data

Pada tab External Data hanya terdapat 3 grup yaitu :

1. Import & Link

Pada grup ini terdapat 8 pilihan, yaitu :

Saved Imports adalah untuk mengimport data dari proses import data yang sebelumnya pernah dilakukan.
Linked Table Manager adalah untuk me-refresh tabel link.
Excel adalah untuk mengimpor data atau menghubungkan data ke tabel data di excel.
Access adalah untuk mengimpor data (baik objek tabel, form, query, macro, maupun module dari file Access lain ). Dan untuk menghubungkan tabel data dari file access.
ODBC Database adalah untuk mengimpor data dari database lain (misalnya SQL Server) atau untuk menghubungkan tabel database lain (misalnya SQL Server)
Text File adalah untuk mengimpor data dari file Text. Proses impor bisa ke tabel baru atau ditambahkan ke tabel yanag sudah ada di Access. Bisa juga menghubungkan tabel ke file Text.
XML File adalah untuk mengimpor data dari file XML ke tabel baru di Access.
More, adalah untuk mengimpor data atau menghubungkan data ke beberapa data sumber, di antaranya adalah sharePoint List, Data Service, HTML Document, Outlook Folder, dan dBASE File.

2. Export

Pada grup ini terdapat 9 pilihan, yaitu :

Saved Exports adalah untuk mengekspor data yang telah disimpan dengan langkah yang pernah dilakukan sebelumnya.
Excel adalah untuk mengekxpor data dari tabel atau query ke file Excel.
Text File adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file text.
XML File adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file xml
PDF or XPS adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file PDF or XPS
E-mail adalah untuk mengirim data dari tabel atau query dalam bentuk lampiran (attachment) melalui e-mail dengan format pilihan excel,Text,PDF atau XPS.
Accesss adalah adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke 5.
Word Merge adalah fasilitas untuk membuat mail merge dengan Microsoft Word.
More adalah pilihan untuk mengekspor data ke file word, sharepoint list, ODBC misalnya ke SQL Server, format HTML, dan Dbase file.

3. Collect Data

Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu :

Create E-mail adalah fasilitas untuk menyimpan form yang akan dikirim lewat e-mail untuk diisi oleh pengguna.
Manage Replies adalah fasilitas untuk mengelola e-mail balasan.

C) Tab Database Tools

Pada tab ini terdapat 6 Perintah, yaitu :

1. Tools

Pada Perintah ini hanya terdapat 1 pilihan, yaitu compact and Repaor Database.

2. Macro

Pada grup ini terdapat 2 pilihan , yaitu visual Basic dan Run Macro.

3. Relationships

Pada grup ini terdapat 2 pilihan yaitu :

Relationship, digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.
Objek Dependencies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek dalam database yang menggunakan objek terpilih.

4. Analyze

Pada grup ini terdapat 3 pilihan unutk operasi Analyze, yaitu Database Documenter, Analyze Performance, dan Analyze Table.

5. Move Data

Pada grup Move Data hanya terdapat pilihan access Database dan Sharepoint.

Add-Ins

Pada Perintah ini hanya diterdapat 1 pilihan , yaitu Add-Ins.

Dari pengenalan bagian-bagiandi atas , terdapat bagian-bagian yang sering digunakan saat membuat database atau aplikasi menggunakan Microsoft Access. Bagian-bagian penting tersebut adalah :

Table, merupakan bagian dari Microsoft Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Table terdiri dari beberapa kolom yang disebut field.
Query, merupakan bagian dari Microsoft access yang digunakan dapat digunakan untuk menampilkan field-field tertentu dari beberapa table. Field dari beberapa table tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.
Form, merupakan bagian dari Microsoft Access yang digunakan dalam proses pengimputan data ke tabel/database
Report, merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat dicetak (print).

Membuat Tabel Baru Menggunakan Datasheet View

Tampilan awal jendela database baru yang telah disediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan Datasheet view. Datasheet view merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya. Area kerja tampilan Datasheet view kurang lebih seperti gambar di bawah ini.

Untuk membuat tabel dan memasukkan data pada tampilan Database View dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

Dari tampilan Datasheet View , masukkan data pada kolom kedua di bawah kolom “Click to add”.
Setelah memasukkan data , klik Click to Add untuk menambah kolom di sebelah kanan yang sudah dimasukkan data.

Setelah semua data dimasukkan , anda mengubah nama tabel per kolom yang secara default akan diberi nama “Field1”, “Field2”, dan seterusnya. Untuk mengubah nama kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik ganda nama kolom.

Langkah selanjutnya adalah dengan menyimpan tabel tersebut dengan mengklik tombol perintah View "Field" View. Pada kotak dialog yang tampil , ketikkan DATA KELUARGA pada TableName lalu tekan OK.