A. Mengatur Default Folder Access
Mengatur default folder menyimpan file database Access yang
bertujuan mengatur lokasi. Lokasi yang sudah di atur akan mempermudah pencarian
data.
Untuk mengatur Default folder penyimpanan access 2013,
berikut langkah-langkah tersebut :
Pada taskbar, pilih dan klik tombol Start-> All Programs ->klik Microsoft Office 2013.
1.
Tab File Options
Terdapat tampilan Access
Options seperti gambar di bawah ini.
Gambar Tampilan Pengaturan Access
Options
2.
Pada kotak menampilkan, General
-creating database
mengaturan lokasi database pada defaul di database
folder lalu mengklik tombol Browse
3.
Tentukan lokasi tersebut
untuk penyimpanan database pilih Default
Database path, lalu klik ok untuk
menerapkan pengaturan.
GambarTampilan Default Database Path
4.
Untuk
mengetahui pengaturan yang sudah diterapkan pada Customize Quick Access Toolbar pilih tombol perintah open.
B.
Bekerja dengan
tabel database access
Sebelum lanjut ke bagian
pembuatan table pada database access, akan lebih baiknya anda mengetahui jenis data pada tabel
database access. Akan memudahkan dalam pembuatan
tabel. Berikut ini adalah pilihan data pada tabel database access.
Tipe
|
Keterangan
|
Ukuran
|
Short Text
|
Untuk
menerima berupa text atau kombinasi dengan angka serta nomor yang tidak
memerlukan perhitungan.
|
Dapat menampung sampai 255 karakter, terdiri huruf angka
dan simbol grafik
|
Long
Text
|
Untuk
Menempatkan text panjang atau kombinasi text dan angka
|
Dapat
menampung sampai 63.999 karakter.
|
Number
|
Data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis.
|
Umumnya
terdiri dari 1,2,4,dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis replication ID
mempunyai 16 bytes data.
|
Date
Time
|
Untuk
menerima data tanggal dan waktu serta nilai tahun yang di mulai dari tahun
100 sampai 9999
|
Secara
default berukuran 8 bytes
|
Currency
|
Nilai mata uang dan data numerik yang digunakan dalam
perhitungan matematis yang mellibatkan data dengan 1 sampai 4 tempat desimal.
|
Secara default berukuran 8 bytes akurat sampai 15 digit
disisi kirim pemisah desimal dan 4 digit di sisi kanan
|
Autonumber
|
Digunakan
untuk menampilkan nomor secara otomatis berupa data angka yang dimula dari
angka 1 dengan nilai sellisi 1
|
Secara
default berukaran 4 bytes
|
Yes/No
|
Untuk
menempatkan 1 data dari 2 nilai.
|
Secara
default berukaran 1 bytes
|
OLE
Object
|
Digunakan
untuk menerima data berupa grafik,spread sheet, foto digital, rekaman suara
atau video yang dapat di ambil dari program lain
|
Sampai
dengan 1 gigabyte (dibatasi oleh ruang disk yang tersedia).
|
Hyperlink
|
Tesk atau kombinasi text dan nomor yang di
simpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL
|
Setiap
bagian dari tipe data hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter
|
Attackmen
|
Setiap
jenis file yang di dukung seperti gambar spredsheet,dokumen,grafik,dan file
lain
|
Tipe
data Number memiliki ukuran yang dapat dimasukkan dengan ketentuan berdasarkan
pilihan berdasarkan properti dari tipe number sebagai berikut:
Tipe
|
Keterangan
|
Desimal
|
Ukuran
|
Byte
|
Memberikan
Bilangan Integer dari angka 0 sampai 255 ( Tidak Untuk Pecahan).
|
None
|
1
byte
|
Decimal
|
Memberikan
nilai dari -10^38-1
through 10^38-1(.adp)
-10^28-1 through 10^28-1 (.mdb,.accdb).
|
28
|
2
bytes
|
Integer
|
Memberikan
nilai integer -32.768 ke 32.767 (tidak ada pecahan).
|
None
|
2
bytes
|
Long Integer
|
Memberikan
nillai integer dari 2147483648 ke 2147483647 (tidak ada pecahan).
|
None
|
4
bytes
|
Single
|
Memberikan
nilai bilangan nyata yang dimulai dari -3.402823e28 ke 1.401298E-45 untuk
nilai negatif, dan dari 1.401298E-45 Ke 3.402823e38 untuk nilai postif.
|
7
|
4 bytes
|
Double
|
Memberikan
nilai bilangan nyata yang dimulai dari -1.79769313486231E308 ke
4.94065645841247E-324 untuk nilai negatif, dan dari 4.94065625841247E-324 ke
1.79769313486231E308 untuk nilai positif.
|
15
|
8 bytes
|
Replication ID
|
Globally
Unique Identifier ( GUID )
|
N/A
|
16
bytes
|
2. Membuat Tabel Baru
Setiap membuat data base baru, secara otomatis microsoft access ini menampilkan satu objek tabel yang masih kosong. mengunakan datasheet view dan design view.
a) Membuat tabel baru menggunakan datasheet view
Tampilan awal jendela
database baru yang telah di sediakan objek tabel sudah tersediah
tampilan datasheet view. Datasheet view merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya. Area kerja tampilan datasheet view kurang lebih seperti gambar berikut.
tampilan datasheet view. Datasheet view merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya. Area kerja tampilan datasheet view kurang lebih seperti gambar berikut.
Untuk membuat tabel dan masukkan
data pada tampilan datasheet view dapat dilakukan dengan langkah-langkah
berikut:
2. etelah memasukkan data, klik Click to Add untuk menambah
kolom baru disebelah kanan kolom yang sudah dimasukkan data.
Tampilan menambah kolom
Tampilan
data tabel Sahabat
3. Setelah semua
data dimasukkan,anda dapat mengubah nama tabel perkolom. Untuk mengubah nama
kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik double nama kolom lalu
4. langkah selanjutnya adalah menyimpan tabel. dapat dilakukan dengan mengklik tombol View ‘. pada kotak dialog yang tampil,ketikkan Tabel sahabat pada tabel name lalu tekan OK.
Tampilan
membuat nama
b) Membuat Tabel baru menggunakan design view
Membuat tabel baru menggunakan design view, terlebih sudah menentukan struktur tabel, kemudian memasukan datanya Untuk membuat tabel baru menggunakan design view dapat dilakukan dengan cara berikut :
1) Pada tampilan awal saat membuat database baru, ubah tampilan datasheet view menjadi design view
Tampilan
mengatur atau menentukan View
2) Pada
kotak dialog “save as” isilah nama tabel pada table name kemudian klik
tombol OK.
3) Setelah menyimpan tabel baru, atur struktur tabel pada bagian-bagian dibawah ini.
3) Setelah menyimpan tabel baru, atur struktur tabel pada bagian-bagian dibawah ini.
- Field name,digunakan untuk menempatkan nama field yang akan dibuat.
- Data type,digunakan untuk menentukan type data pada masing-masing field
- Description,digunakan untuk memberikan keterangan masing-masing field yang ada pada tabel.
4) untuk mempermudah pembuatan tabel
design view,lakukan pengisian struktur tabel seperti gambar berikut.
Tabel TKAT
Tabel TKAT
Field
|
tipe
data
|
Ukuran
field
|
Keterangan
|
IDKAT
|
Short
text
|
8
|
ID
KATEGORI
|
NAMKAT
|
Short
text
|
77
|
NAMA
KATEGORI
|
KETKAT
|
Short
text
|
45
|
KETERANGAN
KATEGORI
|
Setelah mengisi semua ketentuan pada design view, simpan kembali design tabel dengan menggunakan salah satu tombol perintah penyimpanan.
3. Pemasangan Primary Key
Pemasangan primery key sangat di perlukan pada tabel sebab primery key merupakan field indeks utama atau field kunci pengurutan atau pemanggilan data pada tabel. Saat pertama kali membuat tabel, default-nya database acces akan memberikan primary key yang terpasang pada field ID.
Anda dapat mengubah dan menentukan primary key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk membuat primary key sendiri dapat di lakukan dengan langkah-langkah berikut:
- Aktifkan tabel anda pada tampilan desain view dan pilihlah field yang akan di jadikan primary key
- Setelah menentukan field yang akan di jadikan primary key, pilih tombol perintah primary di grup tools pada tab desingn
- Pada bagian terpilih dari baris field yang di gunakan sebagai primary key akan terdapat icon primery key yang berbentuk kunci.
- Untuk melepas primary key pada field dapat di lakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key melalui ribbon seperti langka kedua.
4. Menyimpan Tabel
Di awal pembuatan database baru, di sajikan suatu objek tabel yang di gunakan dalam membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin menyimpan hasilnya. Untuk menyimpan database pada acces dapat di lakukan dengan salah satu dari empat cara di bawah ini.
- Menekan icon save pada Quick acces, dan pada kotak dialog save as ketikkan nama tabel yang di inginkan
- Anda juga dapat menyimpan tabel dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.
- Menyimpan tabel pada database acces juga dapat di lalukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan datasheet view ke tampilan desing view
- Juga dapat di lakukan dengan memilih tab file pada ribbon kemudian pilih save.
5. Menyimpan Tabel Dengan Nama Baru
Dalam pembuatan dan pengaturan tabel, terkadang tidak lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel. Ingin mengubah nama tabel dengan nama lain? Atau ingin membuat tabel dengan nama baru dengan struktur tabel yang sama? Untuk melakukan semua itu dapat di lakukan dengan mengikuti langka-langka berikut:
- Sebelum mengubah nama tabel, sebaiknya tutup terlebih tabel yang akan di ubah namanya jika tabel tersebuat aktif.
- Klik kanan pada tabel yang ada di navigation pane dan pilih rename
- hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan nama yang baru tabel, kemudian tekan enter pada keyboard.
6. Menutup Tabel
apabila tabel yang sudah sesuai dan di simpan, biasanya tabel tersebut ingin di tutup untuk melanjutkan pembuatan tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabel. Untuk menutup tabel lakukan dengan cara di bawah ini.
-
Klik kanan judul tabel dan pilih
close untuk menutup tabel.
-
Klik icon close yang berada di pojok
kanan atas layar kerja tabel anda
7.
Membuka Tabel
Tabel yang sudah di tutup dapat di buka kembali untuk melakukan pengaturan berupa modifikasi tabel, input, hapus atau mengupdate data tertentu sesuai keperluan. Untuk membuka tabel dengan cara
− Klik kanan pada judul tabel yang di navigation pane, pilih open membuka tabel.
− dapat juga dengan cara mengklik ganda judul tabel yang ada navigation pane
Tabel yang sudah di tutup dapat di buka kembali untuk melakukan pengaturan berupa modifikasi tabel, input, hapus atau mengupdate data tertentu sesuai keperluan. Untuk membuka tabel dengan cara
− Klik kanan pada judul tabel yang di navigation pane, pilih open membuka tabel.
− dapat juga dengan cara mengklik ganda judul tabel yang ada navigation pane
C. Tab-Tab pada Microsoft Access 2013
1. Tab File
Pada tab file meliputi operasi file dan pilihan pengaturan pada access Pilihan tab terdiri dari:
• Info
Pada sub-menu info tedapat dua pilihan,
- Compact mengecilkan ukuran file repair memperbaiki kerusakan file
- encrypt with password yang berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengkripsikan data.
• New untuk membuat file database baru pada menu ini tersedia pilihan untuk
- membuat database kosong atau database dari template.
• Open_Digunakan untuk membuka file yang sudah tersimpan
• Save_digunakan untuk menyimpan perubahan. Tergantung dari objek yang sedang aktif atau sedang kita buka baik table, form, query, report, macro, maupun module.
• Save as--digunakan untuk menyimpan object yang aktif atau objek yang dipilih ke format yang sama atau format yang berbeda object hasilnya misalnya object table biasa disimpan ke format table, query, form, atau report.
• Print_ untuk mencetak object yang aktif atau object yang sedang kita buka.
• Close_ Untuk menutup file Microsoft access dan berhenti bekerja
• Account_ untuk mengatur tempat pada office dan masukkan akun office, dan disitu terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya office yang anda gunakan serta informasi tentang Microsoft ace
2. Tab Home
Pada tab home terdapat 6 grup antaralain :
GambarTampilan Tab Home
• Views
View terdapat 4 pilihan yaitu datasheet view, pivotTable view, PivotChart view dan design view.
• Clipboard gambar dengan fasilitas untuk operasi clipboard, yaitu cut, copy, format painter, dan paste.
• Sort & filter
Pada group kita biasa menggunakan fasilitas akan mengurutkan dan memfilter data yang dapat di table atau query atau form yang sedang dibuka.
• Records
menyediakan tombol untuk operasi pada table atau query, di antara Refresh All, New, Delete, Save, Spelling, dan Tombol More yang berisi pilihan Row height, Hide Fiedls, Unhide Fiedls, Freeze Fields, dan Unfreeze Fieds Width.
• Find
• Text Formatingmengubah Font, Font size, Font Color, Alignment, Bold, Italic, Underline, Backround,Color, Gridlines, Dan Cell Effect
3. Tab Create
Pada tab Create terdapat 6 Group antaralain :
GambarTampilan Tab Create
1. Tempates
Pilihan ini untuk membuat Form dari Template yang disediakan Microsoft Access.
2. Tables
Terdapat 3 pilihan, yaitu :
- Table, yaitu untuk membuat table baru dengan cara langsung mengisi data.
- Table design, yaitu untuk membuat table dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukan data kedalam table.
- SharePointLists, yaitu untuk berbagi (share) data ke server SharePoint
3. Queries
Terdapat 2 pilihan, yaitu :
- Query wizard, membuat query menggunakan wizard atau langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.
- Query design, yaitu untuk membuat query secara manual tanpa menggunakan wizard.
4. Form
Terdapat 6 pilihan, yaitu :
- Form, yaitu untuk membuat Form secara otomatis dan langsung ke mode Form View.
- Form Design, yaitu untuk membuat Form secara manual dan langsung ke mode design view.
- Blank form, yaitu untuk membuat Form kosong dalam mode form view
- Form wizard, yaitu untuk membuat form dngan langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access
- Navigation, yaitu untuk membuat Navigation Form.
- More Form, untuk membuat Multiple Item Form, Datasheet, Split Form, Modal dialog, PivoChart, atauPivotable
5. Reports
Terdapat 5 pilihan, yaitu :
- Report, digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari object table atu query yang dipilih
- Report Design, digunakan untuk membuat laporan secara manual.
- Blank Report, digunakan untuk membuat laporan kosong untuk dapat digunakan sesuai laporan yang dinginkan.
- Report Wizard, untuk membuat laporan dengan cara dipandu oleh Microsoft Access melalui langkah-langkah dari mulai memilih sumber data sampai dengan tampilan laporan akhir.
- Label, digunakan untuk membuat label dari data table atau data query.
6. Macros & Code
Terdapat 4 pilihan, yaitu :
- Macro, untuk membuat Macro.
- Module, untuk membuat module.
- Class Module, untuk membuat Class Module.
- Visual Basic, untuk membuat kode Visual Basic.
4. Tab External Data
pada tab External Data terdapat 3 grop, yaitu :
GambarTampila Tab External Data
1. Import & Link
Terdapat 8 pilihan, yaitu :
- Saved Import mengimpor data dari proses impor data yang sebelumnya pernah dilakukan.
- Excel, mengimpor data atau menghubungkan data ke tabel data di excel.
- Access, mengimpor data (baik object table, form, query, macro, maupun module dari file access lain) dan untuk menghubungkan tabel data dari file Access.
- ODBC Database, mengimpor data dari database lain. (Misalnya SQL Server) atau untuk menghubungkan tabel data dari file Access.
- Text File, mengimpor data dari file text. Pross import bias ke table baru atau di tambahkan ke tabel yang sudah ada di Access. Bisa juga menghubungkan table ke file text.
- XML File, mengimpor data dari file XML ke tebel baru di Access.
- More, mengimpor data atau menghubungkan data kebeberapa data sumber, diantaranyaa dalah SharePoint lisht, Data Service, HTML Document, Out look folder, dan Dbase file.
2. Export
Terdapat 9 pilihan, yaitu :
- Saved Exports mengeksport data yang telah disimpan dengan langkah yang pernah dilakukan sebelumnya.
- Excel mengeksport data dari table atau query ke file Excel.
- Text File mengeksport data dari table atau query ke file text.
- XML File mengeksport data dari tabel query ke file XML.
- PDF or XPS mengeksport data dari table atau query ke file PDF atau XPS.
- E-mail adalah untuk mengirim data dari table atau query dalam bentuk lampiran (attachment) melalui e-mail dengan format pilihan Excel, Text, PDF atau XPS.
- Access mengeksport data dari table atau query ke file access lain
- Word Merge adalah fasilitas untuk membuat mail merge dengan Microsoft Word.
- More adalah pilihan untuk mengeksport data ke file word, SharePoint List, ODBC misalnyake SQL Server, Format HTML, dan Dbase file.
3. Collect Data
Terdapat 2 pilihan, yaitu :
- Create E-mail untuk menyiapkan Form yang akan dikirim lewat e-mail dan diisi oleh pengguna lain.
- Manage Replies adalahfasilitas untuk mengelolah e-mail balasan
5. Tab Database Tools
Pada tab ini terdapat 6 grup, yaitu :
GambarTampilan Tab Database Tools
1. Tools
Terdapat 1 pilihan, yaitu Compact and Repair Database
2. Macro
Terdapat 2 pilihan, yaitu Visual Basic dan Run Macro.
3. Relationships
Pada Relationships terdapat 2 pilihan, yaitu :
- Relationshipst, digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.
- Object Dependencies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek dalam Database yang menggunakan objek terpilih.
4. Analyze
Terdapat 3 pilihan untuk operasi analyze, yaitu Database documenter, Analyze performance, dan Analyze table.
5. Move Data
Move Data hanya terdapat pilihan Access Database dan Sharepoint.
6. Add-Ins
Pada grop ini hanya terdapat 1 pilihan, yaitu Add-Ins
Pada saat membuat database dengan Microsoft Access
Adapun Bagian penting yaiti :
- Table yaitu berisi Database keseluruhan dari tiap kategori. Table terdiri dari beberapa kolom yang disebut field.
- Query, dapat di gunakan untuk menampilkan field-field tertentu dari beberapa tabel. Field dari beberapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.
- Form, digunakan dalam proses penginputan data ke tabel/ Database.
- Report, digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat dicetak (Print).
Budidayakan berkomentar yang baik dan sopan tanpa mengganggu atau menyinggung orang lain. Terima kasih