jurusa : T. informatika. B
tugas pertama
1. bagian-bagian utama Microsoft access 2013
sebelum mempelajari lebih dalam tentang bagaimana penggunaan Microsoft access 2013, terlebih dahulu kita harus tau bagian bagian utama microsotf access 2013. dalam microsoft acces 2013 memiliki ribbon terdapat 5 tab utama yang dimana setiap tab memiliki grub dan di dalam grub memilki beberapa perintah tertentu. Bagian-bagian utama pada Microsoft access 2013:
1. tab file
pada tab ini, terdapat 9 bagian yang dimana 9 bagain tersebut memiliki fungsi yang berbeda . bagian-bagian tab file:
I. info
pada bagian ini terdapat dua bagian yaitu compact & repair dan encypt with password. Yang dimana compact & repair berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperbaiki kerusakan file, sedangkan encypt with password berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.
II. New
Pada bagian ini berfungsi untuk membuat file database baru. Di menu ini terdapat dua pilihan yaitu blank desktop database dan costum web app.
III. Open
Pada bagian ini berfungsi untuk membuka file yang pernah di buat lalu di simpan sebelumnya yang disini terdapat beberapa bagian diantaranya yaitu recent yang berfungsi untuk membuka file yang terakhir di buka di Microsoft acces 2013 dengan dasar file tersebut tersimpan di computer/laptop bukan yang tersimpan di flashdisk/ harddisk, dan computer yang berfungsi untuk membuka file yang tersimpan dalam computer/laptop.
IV. Save
Pada bagian ini berfungsi untuk menyimpan perubahan file pada Microsoft access 2013 yang sedang aktif.
V. Seve as
Pada bagian ini berfungsi untuk menyimpan file Microsoft access 2013 yang sedang aktif .
VI. Print
Pada bagian ini berfungsi untuk mencetak isi file yang sedang aktif pada Microsoft access 2013
VII. Close
Pada bagian ini berfungsi untuk menutup file Microsoft access 2013.
VIII. Account
Pada bagian ini terdapat office theme yang berfungsi untuk menganti tema pada Microsoft access 2013, dan about access yang berfungsi sebagai tempat informasi tentang Microsoft access 2013
IX. Options
Pada bagian ini di klik akan muncul access options. Yang di mana access options berisi pengaturan Microsoft access 2013.
2. Tab home
Pada bagian ini tedapat 6 bagian yaitu :
I. Views
Pada bagian ini hanya satu terdapat ikon yaitu view. Ikon view terdiri dari 2 pilihan yaitu datasheet view dan desing view.
II. Clipboard
Pada bagian ini terdapat 4 ikon yaitu paste, cut, copy dan format painter.
III. Sort & filter
Pada bagian ini berfingsi untuk mengurutkan dan memfiter data yang ada di table yang sedang di buka.
IV. Records
Pada bagian ini terdapat tombol-tombol untuk operasi records pada table, yang di antaranya refresh all, new, save, delete, totals, spelling dan more.
V. Find
Pada bagian ini terdapat 4 bagian yaitu find, replace, go to, dan select.
VI. Text formatting
Pada bagian ini terdapat beberapa bagian diantaranya mengubah font, font size, font color, alignment, bold, italic, underline dan background color.
3. Tab create
Pada tab create terdapat 6 bagian yaitu:
1. Templates
Pada bagian ini berisi satu ikon yang berfungsi untuk membuat form dari template yang disediakan Microsoft access.
2. Tables
Pada bagian ini terdapat 3 ikon, yaitu:
- Table, berfungsi untuk membuat tabel baru dengan cara langsung mengisi data.
- Table design, berfungsi untuk membuat tabel dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data ke dalam tabel.
- Sharepoint lists, berfungsi untuk berbagi (share) data ke server sharepoint.
3. Quaries
Pada bagian ini terdapat 2 pilihan, yaitu:
- Query wizard, berfungsi untuk membuat query menggunakan wizard.
- Query design, berfungsi untuk membuat query secara manual tampa menggunakan wizard.
4. Form
Pada bagian ini terdapat 6 pilihan, yaitu:
- Form, berfungsi untuk membuat form secara otomatis dan langsung ke mode form view.
- Form design, berfungsi untuk membuat form secara manual dan langsung ke mode design view.
- Blank Form, berfungsi untuk membuat form kosong dalam mode form view.
- Form wizard, berfungsi untuk membuat form dengan langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft access.
- Navigation, berfungsi untuk membuat form navigation form.
- More form, yaitu untuk membuat multiple items , datasheet, split form dan model dialog.
5. Reports
Pada bagian ini terdapat 5 pilihan, yaitu:
- reports, berfungsi untuk membuat laporan secara langsun dari objek table.
- Reports design, berfungsi untuk mendesain laporan secara manual.
- Blank reports, berfungsi untuk membuat laporan kosong untuk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan.
- Report wizard, berfungsi untuk membuat laporan dengan cara dipandu oleh Microsoft access melalui langkah-langkah.
- Labels,berfungsiuntuk membuat label dari data table.
6. Macros & code
Pada bagian ini terdapat 4 pilihan, yaitu:
- Macro, berfungsi untuk membuat macro.
- Module, berfungsi untuk membuat module.
- Class module, berfungsiuntuk membuat class module
- Visual basic, berfungsi untuk membuat kode visual basic
4. Tab external data
Pada tab ekternal data terdapat 2 bagian, yaitu:
1. Import & link
Pada bagian ini terdapat 8 pilihan, yaitu:
- Saved imports berfungsi untuk mengimpor data dari proses impor data yang sebelumnya pernah dilakukan.
- Linked table maneger berfungsi untuk me-refresh table link.
- excel berfungsi untuk mengimpor data data ke table di excel.
- access berfungsi untuk mengimpor data dan untuk menghubungkan table data dari file access.
- ODBC database berfungsi untuk mengimpor data dan untuk menghubungkan tabel ke database lain.
- Text file berfungsi untuk mengimpor data dari file text.
- XML File berfungsi untuk mengimpor data dari file XML ke table baru di access.
- More berfungsi untuk mengimpor data atau menghubungkan data ke beberapa data sumber.
2. Export
Pada bagian ini terdapat 9 pilihan, yaitu:
- Saved exports berfungsi untuk mengekspor data yang telah disimpan.
- excel berfungsi untuk mengekspor data dari table ke file excel.
- Text file berfungsi untuk mengekspor data dari table ke file text
- XML File berfungsi untuk mengekspor data dari table ke file XML.
- PDF or XPS berfungsi untuk mengekspor data dari table ke file PDF or XPS.
- E-mail berfungsi untuk mengirim data dari tabel dalam bentuk lampiran) melalui e-mail dengan format pilihan excel, teks, PDF atau XPS.
- Access berfungsi untuk mengekspor data dari table ke file access lain.
- Word marge berfungsi untuk menfasilitasi pembuatan mail marge dengan Microsoft word.
- More berfungsi untuk pemilihan mengekpor data ke file word, sharepoint list, ODBC data base HTML document.
5. Tab database tools
Pada tab database tools terdapat 6 bagian , yaitu:
1. Tools
Pada bagian ini hanya terdapat 1 pilihan , yaitu compact and repair database.
2. Macro
Pada bagian ini tardapat 2 pilihan, yaitu visual basic dan run macro.
3. Relationships
Pada bagian relationships terdapat 2 pilihan, yaitu:
- Relationships, berfungsi untuk menghubungkan beberapa table.
- Object dependencies, berfungsi untuk menunjukkan objek-objek dalam database yang menggunakan objek terpilih.
4. Analyze
Pada bagian ini tardapat 3 pilihan untuk operasi analyze, yaitu database documenter, analyze performance, dan analyze table.
5. Move data
Pada bagian move data terdapat 2 pilihan yaitu , access database dan sharepoint.
6. Add-ins
Pada bagian ini tardapat 1 pilihan, yaitu add-ins.
Dari pengenal semua bagian-bagian di atas, sebagian saja yang digunakan setiap membuat database atau menggunakan aplikasi Microsoft access,jadi yang sering di gunakan yaitu:
- Table, merupakan bagian dari Microsoft access yang penting dari database berisikan susunan dari beberapa tabel.
- Query, marupakan bagian dari Microsoft access yang dimana fasilitas ini memudahkan anda menggunakan fitur query. Degan menggunakan fitur query akan memudahkan anda untuk melakukan proses query. Proses query yang di maksud adalah memilih field-field yang diperlukan dan melakukan trnsformasi bentuk tabel.
- Form, merupakan bagian dari mirosoft access yang digunakan untuk memudahkan pengguna dalam memasukkan data atau menampilkan suatu data.
- Report, merupakan bagian dari Microsoft access yang sangat mementukan hasil akhir dari aplikasi database yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat dicetak (print).
2. mengatur default folder access
Mengatur default folder access meruapakan suatu cara yang perlu dilakukan karna ini merupakan mengatur lokasi penyimpanan yang dimana dengan mengatur ini akan mempermudah anda untuk mencari data yang sudah anda simpan di default folder access berfungsi untuk menyatukan file kerja office 2013 pada satu lokasi yang telah anda atur
Untuk mangatur defauld folder penyimpanan access 2013 ikuti langkah-langkah berikut:
1. menggunakan windows 7 langka-langkanya yaitu Pada taskbar, pilih dan klik tombol star>>all programs>>Microsoft office 2013>>Microsoft office access 2013. Dan jika menggunakan windows 8 langka-langkanya yaitu pada taskbar, pilih dan klik tombol star>>klik kanan>> pilih dan klik all apps>> Microsoft office access 2013.maka akan muncul seperti gambar di bawan ini.
2. Langka kedua yaitu Pilih tab file >>options yang berfungsi untuk menampilkan access options seperti gambar di bawah ini.
3. Pada kotak diatas yang di tampilkan, pilih general untuk melakukan pengaturan lokasi database dengan mengklik browser
4. Selanjutnya akan tampil kontak dialog default database path, pilihlah tempat penyimpan yang mudah dan gampan di temukan oleh anda kemudian klik ok untuk menerapkan pengaturan yang dilakukan. Contoh gambar di bawah ini
gambar 2.3 tampilan default database path5. Untuk mengetahui apakah pengaturan yang dilakukantadi berhasil dilalikan atau tidak, maka anda harus mengklik file >> new >>blank desktop database perhatikan lokasi file yang ditampilkan.jika sesuai, maka anda telah berhasil mengatur default folder seperti gambar di bawah ini.
Gambar 2.4 blank desktop database3. Membuat tabel database access
Dalam membuat database access pasti anda akan membuat tabel. Karena tabel pada database merupakan media yang digunakan untuk menyimpan data
• jenis data tabel database access
11 jenis data yang digunakan untuk mementukan tipe data s pada tabel. Berikut adalah pilihan data pada tabel database access:
1. Short text berfungsi Untuk menerima data berupa teks atau kombinasi teks dengan angka sertan nomor yang tidak memerlukan perhitungan. Yang biasanya Dapat menampung sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan symbol grafik.
2. Long tekt berfungsi Untuk menempatkan teks panjang atau kombinasi teks dan angka. Yang biasanya Dapat menampung sampai 63.999 karakter.
3. Number berfungsi Data numeric yang digunakan dalam perhitungan matematis. Yang pada Umumnya terdiri dari 1, 2, 4, dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis replication ID mempunyai 16 bytes data.
4. Date/time berfungsi Untuk menerima data tanggal dan waktu serta nilai tahun yang dimulai dari tahun 100 sampai 9999.Secara default berukuran 8 bytes
5. Currency berfungsi untuk Nilai mata uang dan data numeric yang digunakan dalam perhitungan matematis yang melibatkan data dengan satu sampai empat tempat decimal. Secara default berukuran 8 bytes. Akurat sampai 15 digit di sisi kiri pemisah decimal dan 4 digit di sisi kanan
6. Autonumber yang Digunakan untuk menampilkan nomor urut secara otomatis berupa data angka yang dimulai dari angka 1 dengan nilai selisih 1.yang Secara default berukuran 4 bytes.
7. Yes/no berfungsi Untuk menempatkan salah satu data dari dua nilai.Secara default berukuran 1 bytes.
8. OLE object yang Digunakan untuk menerima data berupa grafik, spreadsheet, foto digital, rekaman suara, atau video yang dapat diambil dari program lain.yang biasanya Sampai dengan 1 gigabyte ( dibatasi oleh ruang disk yang tersedia ).
9. Hyperlink yang berfungsi untuk Teks atau kombinasi teks dan nomor yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL. Dan Setiap bagian dari tipe data hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter.
10. Attachment yaitu Setiap jenis file yang didukung, seperti gambar, spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe file lain.
11. Lookup wizirad berfungsi Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau list box atau combo box. Yang biasanya Ukurannya sama dengan field primary key ( kunci utama ) yang digunakan untuk melakukan pencarian, yaitu biasanya 4 bytes.
Tipe tipe number sebagai berikut:
1. Byte berfungsi untuk Memberikan bilangan integer dari angka 0 sampai 255 ( tidak untuk pecahan). Tidak memiliki bilangan desimal dan berukuran 1 byte
2. Decimal berfungsi untuk Memberikan nilai dari -10^38-1 through 10^38-1 (.adp)
-10^28-1 through 10^28-1 (.mdb, .accdb).dengan bilangan desimal 28 dan berukuran 2 bytes
3. Integer berfungsi untuk Memberikan nilai ineger -32.768 ke 32.767 ( tidak ada pecahan). Tidak memiliki bilangan desimal dan berukuran 2 bytes
4. Long integer berfungsi untuk Memberikan nilai ineger dari-2147483648 ke 2147483647 ( tidak ada pecahan). Tidak memiliki bilangan desimal dan berukuran 4 bytes
5. Single berfungsi untuk Memberikan nilai bilangan nyata yang mulai dari 3.402823e38 ke -1.402823e38 untuk nilai positif. dengan bilangan decimal 7 dan berukuran 4 bytes
6. Double berfungsi untuk Memberikan nilai bilangan nyata yang mulai dari -1.79769313486231E398 ke 4. 94065645841247e-324 untuk nilai negative, dan dari 4. 94065645841247e-324 ke 1.79769313486231E398 untuk nilai positif. dengan bilangan decimal 15 dan berukuran 8 bytes
7. Replication ID berfungsi untuk Globally unique identifler (GUID). dengan bilangan decimal N/A dan berukuran 16 bytes
• membuat table baru
beberapa cara membuat tabel baru yaitu :
- membuat tabel baru menggunakan datasheet view
tampilan awal jendela database baru yang telah disediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan datasheet view. Datasheet view merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya. Area tampilan datasheet view kurang lebih seperti gambar di bawah ini.
gambar 3.1 tampilan area kerja tabel dengan tampilan datasheet viewuntuk membuat tabel dan memasukkan data pada tampilan dataseet vies dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1. dari tampilan dataseet view masukkan data pada kolom kedua di bawah ini kolom “click to add”
Gambar 3.2 tampilan memasukkan data pada kolom tabel2. setelah memasukkan data klik click to add untuk menambah kolom baru di sebelah kanan kolom yang sudah dimasukkan data.
Gambar 3.3 tampilan menambah kolomSebagai contoh, perhatikan gambar di bawah ini untuk membuat tabel nama keluarga.
Gambar 3.4 tampilan data tabel keluarga
3. setelah semua data dimasukkan, anda dapat mengubah nama tabel per kolom yang secara default akan di beri nama “fiend1”, “fiend2”, dan seterusnya. Untuk mengubah nama kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik ganda nama kolom.
Gambar 3.5 tampilan mengubah nama kolom4. langka selanjutnya adalah menyimpan tabel tersebut dengan mengklik tombol perintah view>> field>> view . pada kotak dialog yang tampil, ketikka TAKKELUARGA pada table name lalu tekan ok .
Gambar 3.6 tampilan memberi nama tabel5. Setelah menyimpan tabel tersebut, anda telah berhasil membuat sebuah tabel dengan nama TAKKELUARGA.
- membuat tabel baru menggunakan design view
membuat tabel baru menggunakan design view berarti menentukan terlebih dahulu struktur tabel, setelah itu baru memasukkan datannya.
Untuk membuat tabel baru menggunakan design view dapat di lakukan sebagai berikut :
1. pada tampilan awal saat membuat database baru, ubah tampilan datasheet view menjadi desingn view dengan tombol desing view pada ribbon.
2. Pada kotak dialog “save as”, isiakn nama
tabel pada table name kemudian pilih ok, lihat gambar! 3. Setelah menyimpan tabel baru, atur struktur tabel pada bagian-bagian di bawah ini.
- Field name, digunakan untuk menempatkan nama field yang akan dibuat.
- Data type, digunakan untuk menentukan tipe data pada masing-masing field.
- description, digunakan untuk memberikan keterangan masing-masing field yang ada pada tabel. Fitur ini bersifat pilihan, yang artinya dapat di isi atau dikosongkan.
4. Untuk mempermudah pembuatan tabel menggunkan design view, lakukan pengisian struktur tabel seperti data di bawah ini.
Tabel TKAT
Field
|
Tipe data
|
Ukuran field
|
kategori
|
IDKAT
|
Short text
|
6
|
ID KATEGORI
|
NAMKAT
|
Short text
|
35
|
NAMA KATEGORI
|
KETKAT
|
Short text
|
40
|
KETERANGAN KATEGORI
|
Gambar 3.8 tampilan struktur tabel TKAT
Setelah mengisi semua ketentuan pada jendela design view, simpan kembali design tabel dengan menggunakan salah satu tombol perintah penyimpanan.
• pemasangan primary key
mengubah dan menentukan primery key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk membuat primery key sendiri dapat dilakukan denganlagkah-langkah berikut:
1. aktifkan tabel anda pada tampilan design view dan pilih field yang akan di jadikan primery key.
2. Setelah mementukan field yang akan dijadikan primary key, pilih tombol perintah primary key di gup tools pada tab design.
Gambar 3.9 tampilan pemilihan tombol perintah primary key3. Pada bagian terpilih dari baris field yang digunakan sebagai primary key yang terdapat ikon primary key yang terbentuk kunci.
Gambar 3.10 tampilan hasil pemberian primary key
4. Untuk melepas primary key pada field dapat dilakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key melalui ribbon seperti langkah kedua.
• menyimpan tabel
di awal pembuatan database baru, disajikan suatu objek tabel yang digunkan dalam membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin menyimpan hasilnya. Untuk menyimpan tabel pada database access dapat dilakukan dengan salah satu dari empat cara di bawah ini
- menekan ikon save pada quick access, dan pada kotak dialog save as ketik nama tabel yang diinginkan .
- Anda juga dapat menyimpan tabel dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.
Gambar 3.11 menyimpan tabel- Menyimpan tabel pada database access juga dapat dilakukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan datasheet view ke tampilan design view.
- juga dapat dilakukan dengan memilih tab file pada ribbon, kemudian pilih save.
Gambar 3.12 tampilan menyimpan tabel• menyimpan tabel dengan nama baru
dalam pembuatan dan pengaturan tabel, kerkadang tidak lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel.ingin mengubah nama tabel dengan nama lain? Atau ingin membuat tabel dengan nama baru struktur tabel yang sama ? untuk melakukan semua itu dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. sebelum mengubah nama tabel, sebaiknya tutup terlebih dahulu tabel yang akan diubah namanya jika tabel tersebut aktif (terbuka).
2. Klik kanan pada tabel yang ada di navigation pane dan pilih rename.
Gambar 3.13 tampilan memilih perintah rename
3. Hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan nama baru tabel, kemudian tekan enter melalui keyboard untuk menerapkannya.
Gambar 3.14 tampilan mengganti nama tabel
nenutup tabel
apabilah tabel yang dibuat sebelumnya telah selesai dan sudah disimpan, biasanya tabel tersebut ingin ditutup untuk melanjutkan pembuatan tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabel. Untuk menutup tabel dapat dilakukan dengan salah satu dari duacara di bawah ini .
- klik kanan judul tabel dan pilih close untuk menutup tabel.
- Klik ikon close yang berada di pojok kanan atas layar kerja tabel anda.
Gambar 3.15 tampilan menutup tabel• membuka tabel
Untuk membuka tabel yang sudah ditutup dapat dilakukan dengan cara seperti di dibawah ini.
- Kilk kanan pada judul tabel yang ada di navigation pane, kemudian pilih open untuk membuka tabel.
- Juga pada dilakukan dengan mengklilk ganda judul tabel yang ada pada navigation pane.
Budidayakan berkomentar yang baik dan sopan tanpa mengganggu atau menyinggung orang lain. Terima kasih