mengenal microsoft access 2013

TUGAS 1

1) Mengenal Bagian-Bagian Pada Area Kerja Microsoft Access 2013

Sebelum berbicara lebih lanjut mengenai kegunaan Microsoft Access 2013 dan cara penggunaannya dalam dunia bisnis, terlebih dahulu kita harus mengenal bagian-bagian penting dalam Microsoft Access 2013 untuk lebih mempermudah proses pembuatan database. Microsoft Access 2013 menyediakan Ribbon terdapat kumpulan tab, setiap tab memiliki grup dan setiap grup memiliki tombol perintah tertentu. Bagian-bagian penting dari Microsoft Access tersebut antara lain :

1. Tab File
Pada tab file , semua pilihan yang ada didalamnya meliputi operasi file dan pilihan pengaturan pada access. Pilihan di tab file terdiri dari :

1. Info
Pada sub-menu info terdapat dua pilihan,yaitu Compact & Repair yang berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperbaiki kerusakan file, dan Encrypt With Password yang berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.

2. New
Untuk membuat file database baru, Dimana menu ini menyediakan menu kosong atau database dari tenolate.

3. Open
Di gunakan untuk membuka file yang pernah dibuat sebelumnya yang tersimpan di computer atau media penyimpanan lainnya , entah untuk di baca-baca atau untuk melakukan pengeditan.

4. Save
Save digunakan untuk menyimpan perubahan , tergantung dari objek yang sedang aktif atau sedang kita buka, baik table, form, query, report, macro, maupun module.

5. Save As
Save as digunakan untuk menyimpan objek yang aktif atau objek yang dipilih ke format yang sama atau format yang berbeda dari objek aslinya , misalnya objek table bisa disimpan ke format Table,Query,Form,atau Report.

6. Print
Untuk mencetak objek yang aktif atau objek yang sedang kita buka.

7. Close
Untuk menutup file Microsoft Access dan berhenti bekerja dengan aplikasi Microsoft Access.

8. Account
Account berfungsi untuk mengatur tema pada Office. Masuk kea kun Office, dan di situ terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya Office yang anda gunakan serta informasi tentang Microsoft Access.

9. Options
Untuk menampilkan Access Options.

2. Tab Home
Pada tab home terdapat 6 group antara lain :

1. Views
Pada grup views hanya ada satu ikon , yaitu view. Ikon view terdiri dari empat pilihan , yaitu Database View , PivotTable View, PivotChart View, dan Design View.

2. Clipboard
Pada grup Clipboard terdapat fasilitas untuk operasi Clipboard, yaitu cut,copy,Format Painter, Dan Paste.

3. Sort & Filter
Pada grup ini kita dapat menggunakan fasilitas untuk mengurutkan dan memfilter data yang ada di table atau query atau form yang sedang dibuka.

4. Records
Pada grup ini tersedia tombol-tombol untuk operasi Records pada table atau query, di antarnya Refresh All, New, Delete, Save, Spelling, dan tombol More yang berisi pilihan Row Height, Hide Fields, Unhide Fields, Freeze Fields, Unfreeze Fields , dan Fields Width.

5. Find
Pada grup ini tersedia tombol pilihan Find, Replace , Go To , dan Select.

6. Text Formatting
Pada grup ini dapat mengubah font,font size,font Color, Alignment, Bold, Italic, Underline, Background Color, Gridlines , dan Cell Effect.

3. Tab Create
Pada tab Create terdapat 6 grup antara lain :

1. Templates
Grup ini berisi pilihan untuk membuat form dari template yang di sediakan Microsoft Access.

2. Tables
Pada grup ini terdapat 3 ikon, yaitu :
 Table , yaitu untuk membuat table baru dengan cara langsung mengisi data.
 Table Design, yaitu untuk membuat table dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data ke dalam table.
 SharePoint List, yaitu untuk berbagi (share) data ke server Sharepoint.

3. Queries
Pada grup ini terdapat 2 pilihan , yaitu :
 Query Wizard, yaitu untuk membuat query menggunakan wizard atau langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.
 Query Design, yaitu untuk membuat query secara manual tanpa menggunakan wizard.

4. Form
pada grup ini terdapat 6 pilihan, yaitu :
 Form , yaitu untuk membuat form secara otomatis dan langsung ke mode form view. Jika kita memilih table dan mengklik tombol/ikon ini, maka secara otomatis Microsoft Access akan membuat form sesuai isi field pada table.
 Form Design, yaitu untuk membuat form secara manual dan langsung ke mode Design View.
 Blank Form, yaitu untuk membuat form kosong dalam mode form view.
 Form Wizard, yaitu untuk membuat form dengan langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.
 Navogation,yaitu untuk membuat Navigation Form.
 More Form,yaitu untuk membuat Multiple item Form, Database, Split Form, Modal Dialog, PivotChart, atau PivotTable .

5. Reports
Pada grup ini terdapat 5 pilihan :
 Report,digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari objek tabel atau query yang dipilih.
 Report Design , digunakan untuk mendesain laporan secara manual.
 Blank Report, digunakan untuk membuat laporan kosong untuk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan .
 Report Wizard, digunakan untuk membuat laporan kosong untuk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan .
 Labels, digunakan untuk membuat label dari data tabel atau data query.

6. Macros & Code
Pada grup ini terdapat 4 pilihan , yaitu :
 Macro , digunakan untuk membuat macro
 Module, digunakan untuk membuat module
 Class Module, digunakan untuk membuat class module
 Visual Basic, digunakan untuk membuat kode visual basic

4. Tab External Data
Pada tab External Data hanya terdapat 3 grup yaitu :

1. Import & Link
Pada grup ini terdapat 8 pilihan, yaitu :
 Saved Imports adalah untuk mengimport data dari proses import data yang sebelumnya pernah dilakukan.
 Linked Table Manager adalah untuk me-refresh tabel link.
 Excel adalah untuk mengimpor data atau menghubungkan data ke tabel data di excel.
 Access adalah untuk mengimpor data (baik objek tabel, form, query, macro, maupun module dari file Access lain ). Dan untuk menghubungkan tabel data dari file access.
 ODBC Database adalah untuk mengimpor data dari database lain (misalnya SQL Server) atau untuk menghubungkan tabel database lain (misalnya SQL Server)
 Text File adalah untuk mengimpor data dari file Text. Proses impor bisa ke tabel baru atau ditambahkan ke tabel yanag sudah ada di Access. Bisa juga menghubungkan tabel ke file Text.
 XML File adalah untuk mengimpor data dari file XML ke tabel baru di Access.
 More, adalah untuk mengimpor data atau menghubungkan data ke beberapa data sumber, di antaranya adalah sharePoint List, Data Service, HTML Document, Outlook Folder, dan dBASE File.

2. Export
Pada grup ini terdapat 9 pilihan, yaitu :
 Saved Exports adalah untuk mengekspor data yang telah disimpan dengan langkah yang pernah dilakukan sebelumnya.
 Excel adalah untuk mengekxpor data dari tabel atau query ke file Excel.
 Text File adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file text.
 XML File adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file xml
 PDF or XPS adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file PDF or XPS
 E-mail adalah untuk mengirim data dari tabel atau query dalam bentuk lampiran (attachment) melalui e-mail dengan format pilihan excel,Text,PDF atau XPS.
 Accesss adalah adalah untuk mengekspor data dari tabel atau query ke 5.
 Word Merge adalah fasilitas untuk membuat mail merge dengan Microsoft Word.
 More adalah pilihan untuk mengekspor data ke file word, sharepoint list, ODBC misalnya ke SQL Server, format HTML, dan Dbase file.

3. Collect Data
Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu :
 Create E-mail adalah fasilitas untuk menyimpan form yang akan dikirim lewat e-mail untuk diisi oleh pengguna.
 Manage Replies adalah fasilitas untuk mengelola e-mail balasan.

5. Tab Database Tools
Pada tab ini terdapat 6 grup, yaitu :

1. Tools
Pada grup ini hanya terdapat 1 pilihan, yaitu compact and Repaor Database.

2. Macro
Pada grup ini terdapat 2 pilihan , yaitu visual Basic dan Run Macro.

3. Relationships
Pada grup ini terdapat 2 pilihan yaitu :
 Relationship, digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.
 Objek Dependencies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek dalam database yang menggunakan objek terpilih.

4. Analyze
Pada grup ini terdapat 3 pilihan unutk operasi Analyze, yaitu Database Documenter, Analyze Performance, dan Analyze Table.

5. Move Data
Pada grup Move Data hanya terdapat pilihan access Database dan Sharepoint.

6. Add-Ins
Pada grup ini hanya diterdapat 1 pilihan , yaitu Add-Ins.
Dari pengenalan bagian-bagiandi atas , terdapat bagian-bagian yang sering digunakan saat membuat database atau aplikasi menggunakan Microsoft Access. Bagian-bagian penting tersebut adalah :
 Table, merupakan bagian dari Microsoft Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Table terdiri dari beberapa kolom yang disebut field.
 Query, merupakan bagian dari Microsoft access yang digunakan dapat digunakan untuk menampilkan field-field tertentu dari beberapa table. Field dari beberapa table tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.
 Form, merupakan bagian dari Microsoft Access yang digunakan dalam proses pengimputan data ke tabel/database
 Report, merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat dicetak (print).

2). Mengatur Default Folder Access

Mengatur default folder penyimpanan file database Access bertujuan untuk mengelompokkan atau menyatukan file kerja office 2013 pada satu lokasi. Dengan adanya pegaturan lokasi penyimpanan akan leih mempermudah anda dalammelakukan proses pencarian data.
Untuk mengatur default folder penyimpanan access 2013 dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Pada taskbar , pilih dan klik tombol start >> All program >> Microsoft Office 2013 >> Microsoft Offce Access 2013.
2. Pilih tab file Options untuk menampilkan kotak pengaturan Access Options seperti gambar di bawah ini.
3. Pada kota dialog yang ditampilkan, pilih General dan pada bagian Creating database folder dengan mengklik tombol Browser.
4. Tentukan lokasi penyimpanan database pada kotak dialog Default Database Path, kemudian kli OK untuk menerapkan pengaturan yang dilakukan .
5. Untuk mengetahui apakah pengaturan yang dilakukan berhasil diterapkan atau tidak, pada Customize Quick Access Toolbar pilih tombol perintah Open dan perhatikan lokasi file yang ditampilkan . jika sesuai, maka anda telah berhasil default folder Access.

3). BEKERJA DENGAN TABEL DATABASE ACCESS
Dalam membuat database tentu tidak lepas dari yang namanya membat tabel. Karena tabel pada database merupakann media yang digunakan untuk menyimpan data. Tabel tersusun atas baris dan kolom yang biasa dikenal dengan nama record dan field. Setiap baris mengandung nilai kolom-kolom yang ditentukan dari tabel dan tipe data yang digunakan. Tipe data akan menentukan data apa yang dapat disimpan.

3.1 Jenis Data Pada Tabel Database Access
Sebelum membuat tabel pada database Access , anda harus mengetahui jenis data (tipe data tabel) pada tabel database Access untuk memudahhkan pengaturan dan pembuatan tabel. Pada tabel database Access terdapat 10 jenis data yang digunakan untuk menentukan tipe data suatu field pada tabel. Berikut adala pilihan data pada tabel database Access :

Tipe Keterangan Ukuran
Short Text keterangan : Untuk menerima data berupa teks atau kombinasi teks dengan angka serta nomor yang tidak memerlukan perhitungan.
ukuran :Dapat menampung sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan symbol grafil.

Long Text keterangan : Untuk menempatkan teks panjang atau kombinasi teks dan angka
Ukuran : Dapat menampung sampai 63.999 karakter.

Number keterangan : Data numeric yang digunakan dalam perhitungan matematis.
Ukuran : Umumnya terdiri dari 1, 2, 4, dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis Replication ID mempunyai 16 bytes data

Date / Time keterangan : Untuk menerima data tangga dan waktu serta nilai tahun yang dimulai dari tahun 100 sampai 9999
ukuran : Secara default berukuran 8 bytes

Currency keterangan : Nilai mata uang dan data numeric yang digunakan dalam perhitungan matematis yang melibatkan data dengan satu sampai empat tempat decimal
ukuran : Secara default berukuran 8 bytes. Akurat sampai 15 digit di sisi kiri pemisah decimal dan 4 digit di sisi kanan.

AutoNumber keterangan : Digunakan untuk menampilkan nomor urut secara otomatis berupa data angka yang dimulai dari angka 1 dengan nilai selisih 1
ukuran : Secara default berukuran 4 bytes

Yes / No keterangan : Untuk menempatkan salah satu data dari dua nilai
ukuran : Secara default berukuran 1 byte

OLE Objek keterangan : Digunakan untuk menerima data berupa grafik, spread sheet , foto digital , rekaman suara, atau video yang dapat di ambil dari program lain.
ukuran : Sampai dengan 1 giga byte (dibatasi oleh ruang disk yang tersedia)

Huperlink keterangan : Teks atau kombinasi teks dan nomor yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL
ukuran : Setiap bagian dari tipe data Hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter

Attachment keterangan : Setiap jenis file yang didukung , seperti gambar, spread sheet, dokumen, grafik, dan tipe file lain.

Lookup Wizard keterangan : Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau list bix atau combo box. Ukurannya sama dengan field primary key (kunci utama) yang digunakan untuk melakukan pencarian , yaitu biasanya 4 bytes

Tipe data Nuber memiliki ukuran yang dapat dimasuukan dengan ketentuan berdasarkan pilihan properti dari tipe Number sebagai berikut :

Byte Memberikan bilangan integer dari angka 0 sampai 255 (tidak untuk pecahan)
Decimal : None ukuran : 1Byte

Decimal Memberikan nilai dari
-10^38-1 through 10^38-1 (.adp)
-10^28-1 through 10^28-1 (.mdb,.accdb).
Decimal : 28 Ukuran : 2Bytes

Integer Memberikan nilai integer -32.768 ke 32.767 (tidak ada pecahan)
Decimal : None Ukuran : 2Bytes

Long Integer Memberikan nilai integer dari 2147483648 ke 2147483647 (tidak ada pecahan)
Decimal : None Ukuran : 4Bytes

Single Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari -3.402823e38 ke 1.40129E-45 Untuk nilai negative, dan dari 1.401298E45 ke 3.402823e38 untuk nilai positif.
Decimal : 7 Ukuran : 4Bytes

Double Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari – 1.79769313486231E308 ke -494065645841247e-324 untuk negative, dan dari 4.94065645841247e-324 ke 1.79769313486231E308 untuk nilai positif.
Decimal :15 Ukuran : 8Bytes

Replication ID Globally Unique Identifier (GUID).
Decimal : N/A Ukuran : 16Bytes

3.2 Membuat Tabel Baru

Setiap membuat database baru , secara otomatis Microsoft Access akan menampilkan satu objek tabel yang masih kosong. Objek tabel yang masih kosong dapat ditutup atau digunakan dalam membuat tabel. Untuk membuat tabel menggunakn atau tidak objek tabel yang sudah ada dapat dilakukan dengan menggunakan objek tabel yang sudah ada dapat dilakukan dengan menggunakan Datasheet View dan Design View . Database View digunakan untuk membuat tabel dengan memasukkan data input terlebih dahulu baru menentukan struktur tabel. Sedangkan Design View digunakan untuk membuat tabel dengan menentukan atau mengatur struktur tabel terlebuh dahulu baru memasukkan data.

Untuk membuat tabel baru, terlebuh dahulu tutup jendela tabel yang ada dengan menekan tombol close dibagian pojok kanan atas are kerja tabel . selanjutnya anda dapat membuat tabel baru dengan mengikuti tahapan-tahapan berikut :
 Melalui Ribbon , pilih Create pada grup Tables klik tombol Table . jendela tabel baru yang masih kosong akan ditampilkan seperti tabel saat pertama kali membuat database baru selanjutnya , anda dapat membentuk tabel baru dengan menggunakan Database View atau Design View.

3.2.1 Memuat Tabel Baru Menggunakan Datasheet View

Tampilan awal jendela database baru yang telah disediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan Datasheet view. Datasheet view merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya. Area kerja tampilan Datasheet view kurang lebih seperti gambar di bawah ini.

Untuk membuat tabel dan memasukkan dan memasukkan data pada tampilan Database View dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Dari tampilan Datasheet View , masukkan data pada kolom kedua di bawah kolom “Click to add”.
2. Setelah memasukkan data , klik Click to Add untuk menambah kolom di sebelah kanan yang sudah dimasukkan data.
3. Setelah semua data dimasukkan , anda mengubah nama tabel per kolom yang secara default akan diberi nama “Field1”, “Field2”, dan seterusnya. Untuk mengubah nama kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik ganda nama kolom.
4. Langkah selanjutnya adalah dengan menyimpan tabel tersebut dengan mengklik tombol perintah View >> Field >> View. Pada kotak dialog yang tampil , ketikkan TAKELUARGA pada Table Name lalu tekan OK.
5. Setelah menyimpan tabel tersebut, anda telah berhasil membuat tabel dengan nama TAKELUARGA.

3.2.2 Membuat Tabel Baru menggunakan Design View

Membuat tabel baru menggunakn desogn view berarti menentukan terlebih dahulu struktur tabel, setelah itu baru memasukkan datanya.
untuk membuat tabel baru menggunakan Design View dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Pada tampilan awal saat membuat database baru, ubah tampilan Database View menjadi Design View dengan tombol Design View pada Ribbon.
2. Pada kotak dialog “Save As”, isikan nama tabel pada Table Name kemudian pilih tombol OK. Lihat gambar !
3. Setelah menyimpan tabel baru . atur struktur tabel pada bagian – bagian di bawah ini.
 Field Name, digunakan untuk menempelkan nama field yang akan dibuat.
 Data Type , digunakan untuk menentukan type data pada masing-masing field
 Description, digunakan untuk memberikan keterangan masing-masing field yang ada pada tabel. Fitur ini bersifat pilihan, yang artinya dapat diisi atau dikosongkan.
4. Untuk mempermudah pembuatan tabel menggunakan Design View , lakukan pegisian struktur tabel seperti data di bawah ini.

Tabel TKAT

Field Tipe Data Ukuran Field Keterangan
IDKAT Short Text 6 ID KATEGORI
NAMKAT Short Text 35 NAMA KATEGORI
KETKAT Short Text 40 KETERANGAN KATEGORI

Setelah mengisi semua ketentuan pada jendela Design View , simpan kembali desain tabel dengan menggunakan salah satu tombol perintah penyimpanan.

3.3 Pemasangan Primary Key

Pemasangan primary key sangat diperlukan pada tabel sebab primary key merupakan field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan atau pemanggilan data pada tabel. Saat pertama kali membuat tabel, default-nya database Access akan memberikan primary key yang terpasang pada field ID.

Anda dapat mengubah dan menentukan primary key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk membuat primary key sendiri dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Aktifkan tabel anda pada tampilan Design View dan pilih field yang akan dijadikan primary key.
2. Setelah menentukan field yang akan dijadikan primary key, pilih tombol perintah primary key di grup Tools pada tab Design.
3. Pada bagian terpilih dari baris field yang digunakan sebagai primary key akan terdapat ikon primary key yang berbentuk kunci.
4. Untuk melepas primary key field dapat dilakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key melalui Ribbon seperti langkah kedua.

3.4 Menyimpan Tabel

Di awal pembuatan database baru, disajikan suatu objek tabel yang digunakan dalam membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin menyimpan hasilnya . untuk menyipan tabel pada database Access dapat dilakukan dengan salah satu dari empat cara dibawah ini.
 Menekan ikon save pada kotak dialog tabel yang diinginkan.
 Pada quick Access , dan Save As ketikkan nama
 Anda juga dapat menyimpan tabel dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.
 Menyimpan tabel pada database Access juga dapat dilakukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan Datasheet View ke tampilan pilih Design View.
 Juga dapat dilakukan dengan memilih tab File pada Ribbon , kemudian pilih Save.

3.5 Menyimpan Tabel dengan Nama Baru

Dalam pembuatan dan pengaturan tabel, terkadang tidak lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel. Ingin mengubah nama tabel dengan nama lain ? atau ingin membuat tabel dengan nama baru dengan struktur tabel yabg sama ? unttuk melakukan semua itu dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Sebelum mengubah nama tabel , sebaiknya tutup terlebih dahulu tabel yang akan di ubah namanya jika tabel tersebut aktif (terbuka).
2. Klik kanan pada tabel yang ada di Navigation Pane dan pilih Rename.
3. Hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan nama baru tabel, kemudian tekan Enter melalui keyboard untuk menerapkannya.

3.6 Menutup Tabel

Apabila tabel yang dibuat sebelumnya telah selesai dan sudah disimpan , biasanya tabel tersebut ingin ditutup untuk melanjutkan pembuatan tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabel. Untuk menutup tabel dapat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini :
 Klik kanan judul tabel dan pilih Close untuk menutup tabel.
 Klik ikon Close yang berada di pojok kanan atas layar kerja tabel Anda.

3.7 Membuka Tabel

Tabel yang sudah ditutup dapat dubuka kembali untuk dilakukan pengaturan berupa modifikasi tabel, input, hapus, atau mengupdate data tertentu sesuai keperluan. Untuk membuka tabel yang sudah ditutup dapat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.
 Klik kanan pada judul tabel yang ada di Navigation Pane, kemudian pilih Open untuk membuka tabel .
 Juga dapat dilakukan dengan megklik ganda judul tabel yang ada pada Navigation Pane.

Sumber : Tips Cepat Bekerja Dengan Database di Microsoft Office Access 2013

“Musliadi KH ”