BEKERJA DENGAN TABEL DATABASE ACCESS

BEKERJA DENGAN TABEL DATABASE ACCESS

1. Jenis Data Pada Tabel Database Access

Sebelum membuat table pada database access, anda harus mengetahui jenis data (tipe data tabel ) pada tabel biasa database access untuk memudahkan dan pembuatan tabel. Berikut ini adalah pilihan data pada tabel database access

Tipe	Keterangan	Ukuran
Short Text	Untuk menerima berupa text atau kombinasi text dengan angka serta nomor yang tidak memerlukan perhitungan.	Dapat menampung sampai 255 karakter yang terdiri huruf,angka,dan simbil grafik
Long Text	Untuk Menempatkan text panjang atau kombinasi text dan angka	Dapat menampung sampai 63.999 karakter.
Number	Data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis.	Umumnya terdiri dari 1,2,4,dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis replication ID mempunyai 16 bytes data.
Date Time	Untuk menerima data tanggal dan waktu serta nilai tahun yang di mulai dari tahun 100 sampai 9999	Secara default berukuran 8 bytes

Tipe	Keterangan	Ukuran
Currency	Nilai mata uang dan data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis yang mellibatkan data dengan 1 sampai 4 tempat desimal.	Secara default berukuran 8 bytes akurat sampai 15 digit disisi kirim pemisah desimal dan 4 digit di sisi kanan
Autonumber	Digunakan untuk menampilkan nomor secara otomatis berupa data angka yang dimula dari angka 1 dengan nilai sellisi 1	Secara default berukaran 4 bytes
Yes/No	Untuk menempatkan 1 data dari 2 nilai.	Secara default berukaran 1 bytes
OLE Object	Digunakan untuk menerima data berupa grafik,spread sheet, foto digital, rekaman suara atau video yang dapat di ambil dari program lain	Sampai dengan 1 gigabyte (dibatasi oleh ruang disk yang tersedia).
Hyperlink	Tesk atau kombinasi text dan nomor yang di simpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL	Setiap bagian dari tipe data hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter
Attackmen	Setiap jenis file yang di dukung seperti gambar spredsheet,dokumen,grafik,dan file lain
Lookup wizard	Untuk memillih sebuah nilai dari tabe lain atau list box atau combo box	Ukuran sama dengan field primary key (kunci utama) yang digunakan untuk melakukan pencairan, yaitu biasanya 4 bytes

Tipe Data Number memiliki ukuran yang dapat dimasukkan dengan ketentuan berdasarkan pilhan properti dari tipe number sebagai berikut:

Tipe	Keterangan	Desimal	Ukuran
Byte	Memberikan Bilangan Integer dari angka 0 sampai 255 ( Tidak Untuk Pecahan).	None	1 byte
Decimal	Memberikan nilai dari -10^38-1 through 10^38-1(.adp) -10^28-1 through 10^28-1 (.mdb,.accdb).	28	2 bytes
Integer	Memberikan nilai integer -32.768 ke 32.767 (tidak ada pecahan).	None	2 bytes
Long Integer	Memberikan nillai integer dari 2147483648 ke 2147483647 (tidak ada pecahan).	None	4 bytes
Single	Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari -3.402823e28 ke 1.401298E-45 untuk nilai negatif, dan dari 1.401298E-45 Ke 3.402823e38 untuk nilai postif.	7	4 bytes

2. Membuat Tabel Baru

Setiap membuat database baru, secara otomatis Microsoft Access akan menampilakan satu objek tabel yang masih kosong. Objek tabel yang masih kosong dapat ditutup atau digunakan dalam membuat tabel.Untuk membuat tabel menggunakan atau tidak menggunakan objek tabel yang sudah ada dapat dilakukan dengan menggunakan Datasheet View dan Design View.Datasheet View digunakan untuk membuat tabel dengan memasukkan data input terlebih dahulu baru menentukan struktur tabel. Sedangkan Design View digunakan untuk membuat tabel dengan menentukan atau mengatur struktur tabel terlebih dahulu baru memasukkan data.

untuk membuat tabel baru, terlebih dahulu tutup jendela tabel yang ada dengan menekan tombol Close

dibagian pojok kanan atas area kerja tabel.

Selanjutnya, anda dapat membuat tabel baru dengan mengikuti tahapan-tahapan berikut:

Melalui Ribbon, pilih Create dan pada grup Tables klik tombol Table

. Jendela tabel baru yang masih kosong akan ditampilkan seperti tabel saat pertama kali membuat database baru. Selanjutnya, anda dapat membentuk tabel baru dengan menggunakan Datasheet View atau Design View.

1. Membuat Tabel Baru Dengan Menggunakan Datasheet View.

Tampilan awal jendela database baru yang telah disediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan Datasheet View.Datasheet View merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya.

Untuk membuat tabel dan memasukkan data pada Datasheet View dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1) Dari tampilan Datasheet View, masukkan data pada kolom kedua dibawah kolom “Click to Add”

2) Setelah memasukkan data, Click to Add untuk menambah kolom baru di sebelah kanan kolom yang sudah dimasukkan data.

Sebagai contoh, perhatikan gambar dibawah ini untuk membuat tabel nama keluarga.

3) Setelah semua data dimasukkan, anda dapat mengubah nama tabel per kolom yang secara default akan diberi nama “Field1”, “Field2”, dan seterusnya. Untuk mengubah nama kolom dapat dilakukan dengan cara mengklik ganda nama kolom.

4) Langkah selanjutnya adalah menyimpan tabel tersebut dengan mengklik tombol perintah View > Field > View. Pada kotak dialog yang tampil, ketikkan KELUARGA pada Table Nama lalu tekan OK.

5) setelah menyimpan tabel tersebut, anda telah berhasil membuat sebuah tabel dengan nama DAFTAR KELUARGA.

2. Membuat Tabel Dengan Design View

Membuat tabel baru menggunakanDesign View berarti menentukan terlebih dahulu struktur tabel, setelah itu baru memasukkan datanya.

Untuk membuat tabel baru menggunakan Design View dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1) Pada tampilan awal saat membuat database baru, ubah tampilan Datasheet View menjadi Design View dengan tombol Design View pada Ribbon.

2) Pada kotak dialog “Save As”, isikan nama tabel pada Table Name kemudian pilih tombol OK.

3) Setelah menyimpan tabel baru, atur struktur tabel pada bagian-bagian di bawah ini:

· Field Name, digunakan untuk menempatkan nama field yang akan dibuat.

· Data Type, digunakan untuk menentukan tipe data pada masing-masing field.

· Description, digunakan untuk memberikan keterangan masing-masing field yang ada pada tabel. Fitur ini bersifat pilihan, yang artinya dapat diisi atau dikosongkan.

4) Untuk mempermudah pembuatan tabel menggunakan DesignView, lakukan pengisian struktur tabel seperti data di bawah ini .

Field	Tipe Data	Ukuran Field	Keterangan
IDKAT	Short text	6	ID KATEGORI
NAMKAT	Short text	35	NAMA KATEGORI
SETKAT	Short text	40	KETERANGAN KATEGORI

Setelah mengisi semua ketentuan pada jendela Design View, simpan kembali desain tabel dengan menggunakan salah satu tombol perintah penyimpanan.

3. Pemasangan Primary Key

Pemasangan primary key sangat diperlukan pada table sebab primary key merupakan field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan atau pemanggilan data pada tabel. Saat pertama kali membuat tabel, daufult-nya database access akan memberikan primary key yang terpasang pada filed ID.

Anda dapat mengubah dan menentukan primary key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk membuat primary key sendiri dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. Aktifkan tabel anda pada tampilan design view dan pilih field yang akan di jadikan primary key.

2. Setelah menentukan field yang akan dijadikan primary key, pilih tombol perintah primary key di group tools pada tab design.

3. Pada bagian baris field yang menggunakan primary key akan terdapat ikon primary key yang berbentuk kunci.

4. Untuk melepas primary key pada field dapat dilakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key mulalui ribbon.

4. Menyimpan Tabel

Di awal pembutan database baru, disajikan suatu objek tabel yang digunakan dalam membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin menyimpan hasilnya. Untuk menyimpan tabel pada database Access dapat dilakukan dengan salah satu dari empat cara dibawah ini.

1) Menekan Ikon Save pada Quick Access , dan pada kotak dialog Save As Ketikkan nama tabel yang diinginkan.

2) Anda juga dapat menyimpan tabel dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.

3) Menyimpan tabel pada database access juga dapat dilakukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan datasheet view ke tampilan design view.

4) Juga dapat dilakukan dengan memilih tab field pada ribbon, kemudian pilih save

5. Menyimpan tabel dengan nama baru

Dalam pembuatan dan pengaturan tabel, terkadang tidak lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel. Ingin mengubah namatabel dengan nama lain? Atau ingin membuat tabel dengan struktur tabel yang sama? Untuk melakukan semua itu dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Sebelum mengubah nama tabel, sebaiknya tutup terlebih dahulu tabel yang akan diubah namanya jika tabel tersebut aktif/terbuka..

2. Klik kanan pada tabel yang ada di navigation pane dan pilih rename.

3. Hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan nama baru tabel, kemudian tekan enter melalui keyboard untuk menerapkannya.

6. Menutup tabel

Apabilah tabel yang dibuat sebelumnya telah selesai dan sudah disimpan, biasanya tabel tersebut ingin di tutup untuk melanjutkan pembuatan tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabe.l untuk menutup tabel apat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.

1) Klik kanan judul tabel dan pilih close untuk menutup tabel

2) Klik ikon close yang berada di pojok kanan atas layar kerja tabel anda.

7. Membuka tabel

tabel yang sudah di tutup dapat dibuka kembali untuk dilakukan pengaturan berupa modifikasi tabel, input, hapus, mengupdate data tertentu sesuai keperluan. Untuk membuka tabel yang sudah di tutup dapat dilakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.

1) Klik kanan judul tabel yang ada di navigation pane, kemudian pilih open untuk membuka tabel.

2) Juga dapat dilakukan dengan mengklik ganda judul tabel yang ada pada navigation pane.