TUGAS APLIKASI PERKANTORAN 2
soal
1.
jelaskan tab tab pada microsoft acces
2.
bagaimana cara merubah penyimpanan microsoft acces ketempat
lain
3.
jelaskan cara bekerja data base microsoft acces
jawaban
1.A.tab file
Pada tab
file,semua pilihan yang ada didalamnya meliputih operasi file dan pilihan
pengaturan pada access. Pilihan ditab file terdiri dari:
1. info
pada
sub-menu terdapat dua pilihan, yaitu compact dan repair yang berfungsi untuk
mengecilkan ukuran file dan memperbaiki kerusakan file, dan encrypt with
password yang berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi
data.
2. New
Adalah untuk membuat file database baru.Pada menu ini terdapat pilihan untuk membuat database kosong atau
database dari template.
3. Open
Adalah digunakan untuk membuka file yang pernah kita buat sebelumnya yang sudah tersimpan di komputer kita
atau media penyimpanan lainnya.
4. Save
Adalah digunakan untuk menyimpan perbuhan,
tergantung dari objek yang sedang aktif atau yang sedang di buka, baik table, form,
query, report, macro, ataupun module.
5. Save As
Adalah digunakan untuk
menyimpan objek yang sedang aktif atau objek yang dipilih ke format yang sama atau format
yang berbeda dari objek aslinya, misalnya objek table bisa disimpan ke format
table, query, form, atau report.
6. Print
Adalah untuk mencetak objek yang sedang aktif atau objek yang sedang kita
buka.
7. Close
Adalah untuk menutup file Microsoft Access dan berhenti bekerja
dengan aplikas Microsoft Access
8. Account
Adalah berfungsi untuk mengatur tema pada office. Masuk ke akun
office dan disitu terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya office yang
anda serta informasi tentang Microsoft Access.
9. Options
Adalah untuk
menampilkan Access Options.
b. Tap Home
Pada tab home di atas terdapat 6 grup
yaitu sebagai berikut:
1. Views
Pada
grup views hanya memiliki 1 ikon, yaitu view. Ikon view terdiri dari 4 pilihan, yaitu
Datasheet view, Pivot Table view, PivotChart View, dan Design View.
2. Clipboard
Pada
grup clipboard terdapat fasilitas untuk operasi Clipboard, Cut, Copy, Format, Painter, dan Paste.
3. Sort dan Filter
Pada
grup ini kita bisa
menggunakan fasilitas untuk mengurutkan dan memfilter data yang ada di table
atau query atau form yang sedang dibuka.
4. Rekords
Pada
grup ini tersedia tombol-tombol berfungsi untuk operasi Records pada tabel atau query, di
antaranya Refresh All, New, Delete, Save, Spelling, dan dan tombol More yang
berisi pilihan Row Hieght, Hide Fields, unhide Fields, Freeze Fields, Unfreeze
Fields, dan Fields Width.
5. Find
Pada
grup ini terdapat
tombol pilihan Find, Replace, Go To, dan Select.
6. Text Formatting
Pada
grup ini kita bisa
mengubah Font, Font Size, Font Color, Alignment, bold, Italic, Underline,
background Color, gridlines, dan Cell Effect.
c.Tab Create
pada tab
Create terdapat 6 grup antara lain:
1. Templates
Grup
ini berisi pilihan untuk membuat form dari tempale
Yang
di sediakan Microsoft Access.
2. Tables
Pada grup ini terdapat 3 icon, yaitu:
-
Table, yaitu membuat tabel baru dengan cara langsung mengisi
data.
-
Table design,yaitu untuk membuat tabel dengan menentukan
bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data kedalam tabel
-
Share Point Lists, yaitu untuk berbagi (share) data ke server
sharePoint.
3. Queries
Pada
grup ini terdapatdua pilihan,yaitu :
-
Query Wizard, yaitu untuk membuat query menggunakan wizard
atau langkah-langkah yang di pandu oleh microsoft access
-
Query desing,yaitu
untuk membuat query secara manual tanpa menggunakan wizer.
4. Form.
Pada
grup ini terdapat 6 pilihan,yaitu :
-
Form, yaitu untuk membuat form secara otomatis dan langsung
ke mode form view.Jika kita memili tabel dan mengklik tombol/icon ini,maka
secara otomatis microsoft access akan membuat form sesuai isi field pada tabel
-
Form design, yaitu untuk membuat form secara manual dan
langsung ke mode design view.
-
Blank form,yaitu untuk membuat form kosong dalam mode form view.
-
Form wizard,yaitu untuk membuat form dengan langkah-langkah
yang di pandu oleh microsoft access
-
Navigation,yaitu untuk membuat navigation form.
-
More form,yaitu untuk membuat multiple item form,datasheet ,
split form,modal dialoog, pivotchart,atau pivotchart table.
5. Reports
Pada
grup ini terdapat 5 pilihan, yaitu:
-
Report, digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari
objek tabel atau query yang dipilih.
-
Report Design, digunakan untuk mendesain laporan secara
manual.
-
Blank Report, digunakan untuk membuat laporan kosong untuk
dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan.
-
Report Wizard, digunakan untuk membuat laporan dengan cara
dipandu oleh Microsoft Access melalui langkah-langkah dari memulai memilih
sumber data sampai dengan tampilan laporan akhir.
-
Labels, digunakan untuk membuat label dari data label atau
data query.
6. Macrus dan Code
Pada
grup ini terdapat 4 pilihan, yaitu:
-
Macro, digunakan untuk membuat macro.
-
Module, digunakan untuk membuat module.
-
Class Module, untuk membuat Class Module.
-
Visual Basic, untuk membuat kode fisual basic.
D.
Tab External Data
Pada Tab External Data hanya terdapat 3 grup, yaitu:
1. Import dan Link
Pada
grup terdapat 8 pilihan, yaitu:
-
Saved Impors adalah untuk mengimpor data dari proses import
data yang sebelumnya pernah di lakukan.
-
Linked Table Mananger adalah untuk me-refresh tabel link.
-
Excel adalah untuk mengimport data atau menghubungkan data ke
tabel datadi Excel.
-
Access adalah untuk mengimpor data ( baik objek table, form,
query, macro, maupun module dari file access lain ) dan untuk menghubungkan
tabel data dari file access.
-
ODBC Database adalah untuk mengimpor data dari database lain
( misalnya SQL Server ) atau untuk menghubungkan tabel ke databese lain ( SQL
Server ).
-
Text File adalah untuk mengimpor data dari file text. Proses
import bisa ke tabel baru atau di tambahkan ke tabel yang sudah ada di access.
Bisa juga menghubungkan tabel file ke text.
-
XML File, adalah untuk mengimpor data dari file XML ke tabel
baru atau access.
-
More, adalah untuk mengimpot atau menghubungkan data ke
beberapa sumber, di antaranya adalah SharPoint List, Data Service, HTML
Document, Outlook Folder, dan Database file.
2. EXPORT
Pada
group ini terdapat 9 pilihan,yaitu:
-
Save exports adalah untuk mengesport data yang telah disimpan
dengan langkah yang pernah dilakukan sebelumnya
-
Excel adalah untuk mengespor data dari table atau query ke
file excel
-
Tex file adalah untuk mengespor data dari tabel atau query ke
file text
-
XML file adalah untuk mengespor data dari tabel atau query ke
file XML
-
PDF or XPS adalah untuk mengespor data dari tabel atau query
ke file PDF atau XPS
-
E-mail adalah untuk mengirim data dari tabel atau query dalam
bentuk lampiran (attachment) melalui E-mail dengan format pilihan exce,text,PDF
atau XPS
-
ACCES adalah untuk
mengespor data dari tabel atau query ke file acces lain
-
Word merge adalah fasilitas untuk membuat mail marge dengan
microsoft word
-
More adalah pilihan untuk mengespor data ke file
word,sharepoint list,ODBC misalnya ke SQL Server,fromat HTML,dan BASE file.
3. Collect Data
Pada grup ini terdapat 2 pilihan,
yaitu :
-
Create E-mail Adalah fasilitas untuk
menyiaokan from yang dikirim lewat e-mail untuk diisi oleh pengguna lain.
-
Manager Raplace adalah fasilitas untuk
mengelolah e-mail balasan.
E.
Tab Database Tools
1. Tools
Pada
Group hanya terdapat satu pilihan, yaitu compact and repair database
2. Macro
Pada
group ini terdapat 2 pilihan, yaitu visual basic dan run macro.
3. Relationships
Pada
group relationships terdapat 2 pilihan, yaitu :
-
Relationships,digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.
-
Object dependecies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek
dalam database yang menggunakan objek terpilih
4. Analyze
Pada
group ini terdapat 3 pilihan untuk operasi analyze,yaitu database documenter,
analyze perfomance,dan alnalyze table
5. Move Data
Pada
group move data hanya terdapat pilihan access database dan sharepoint
6. Add-ins
Pada
group ini hanya terdapat 1 pilihan yaitu add-ins.
Dari Pengenalan bagian-bagian di atas, terdapat
bagian-bagian yang sering digunakan saat membuat database atau aplikasi
menggunakan microsoft access. Bagian-bagian penting tersebut adalah :
-
Tabel, merupakan bagian dari
microsoft access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Tabel
terdiri dari beberapa kolom yang disebut field
-
Query, merupakan bagian dari
microsoft yang dapat digunakan untuk menampilkan field-field terntu dari
beberapa table. Field dari beberapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi
tabel baru.
-
Form, merupakan bagian dari
microsoft access yang digunakan dalam proses pengimputan data ketabel/database.
-
Report, merupakan bagian dari
microsoft access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database yang
dapat dicetak (print)
Jawaban no. 2
Pertama Buka Aplikasi Microsoft Access 2013 kemudian
klik FILE – OPTIONS Lalu pilih
browser di Default database folder kemudian
pilihlah tempat yang kamu inginkan.
Jabawan
3
1. Jenis Data Pada tabel access
Sebelum
membuat table pada database access, anda harus mengetahui jenis data (tipe data
tabel ) pada tabel biasa database access untuk memudahkan dan pembuatan tabel.
Berikut ini adalah pilihan data pada tabel database access
Tipe
|
Keterangan
|
Ukuran
|
Short Text
|
Untuk menerima berupa text atau kombinasi text dengan angka serta nomor
yang tidak memerlukan perhitungan.
|
Dapat
menampung sampai 255 karakter yang terdiri huruf,angka,dan simbil grafik
|
Long Text
|
Untuk Menempatkan text panjang atau kombinasi text dan angka
|
Dapat
menampung sampai 63.999 karakter.
|
Number
|
Data numerik yang digunakan dalam perhitungan matematis.
|
Umumnya
terdiri dari 1,2,4,dan 8 bytes data. Khusus untuk jenis replication ID
mempunyai 16 bytes data.
|
Date
Time
|
Untuk menerima data tanggal dan waktu serta nilai tahun yang di mulai
dari tahun 100 sampai 9999
|
Secara
default berukuran 8 bytes
|
Tipe
|
Keterangan
|
Ukuran
|
Currency
|
Nilai mata uang dan data numerik yang digunakan dalam perhitungan
matematis yang mellibatkan data dengan 1 sampai 4 tempat desimal.
|
Secara
default berukuran 8 bytes akurat sampai 15 digit disisi kirim pemisah desimal
dan 4 digit di sisi kanan
|
Autonumber
|
Digunakan untuk menampilkan nomor secara otomatis berupa data angka
yang dimula dari angka 1 dengan nilai sellisi 1
|
Secara
default berukaran 4 bytes
|
Yes/No
|
Untuk menempatkan 1 data dari 2 nilai.
|
Secara
default berukaran 1 bytes
|
OLE Object
|
Digunakan untuk menerima data berupa grafik,spread sheet, foto digital,
rekaman suara atau video yang dapat di ambil dari program lain
|
Sampai
dengan 1 gigabyte (dibatasi oleh ruang disk yang tersedia).
|
Hyperlink
|
Tesk atau kombinasi text dan
nomor yang di simpan sebagai text dan digunakan sebagai alamat hyperlink URL
|
Setiap
bagian dari tipe data hyperlink dapat berisi hingga 2.048 karakter
|
Attackmen
|
Setiap jenis file yang di dukung seperti gambar
spredsheet,dokumen,grafik,dan file lain
|
|
Lookup wizard
|
Untuk memillih sebuah nilai dari tabe lain atau list box atau combo box
|
Ukuran
sama dengan field primary key (kunci utama) yang digunakan untuk melakukan
pencairan, yaitu biasanya 4 bytes
|
Tipe
|
Keterangan
|
Desimal
|
Ukuran
|
Byte
|
Memberikan Bilangan Integer dari angka 0 sampai 255
( Tidak Untuk Pecahan).
|
None
|
1
byte
|
Decimal
|
Memberikan nilai dari -10^38-1 through
10^38-1(.adp)
-10^28-1 through 10^28-1 (.mdb,.accdb).
|
28
|
2
bytes
|
Integer
|
Memberikan nilai integer -32.768 ke 32.767 (tidak
ada pecahan).
|
None
|
2
bytes
|
Long Integer
|
Memberikan nillai integer dari 2147483648 ke
2147483647 (tidak ada pecahan).
|
None
|
4
bytes
|
Single
|
Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari
-3.402823e28 ke 1.401298E-45 untuk nilai negatif, dan dari 1.401298E-45 Ke
3.402823e38 untuk nilai postif.
|
7
|
4 bytes
|
Tipe
|
Keterangan
|
Decimal
|
Ukuran
|
Double
|
Memberikan nilai bilangan nyata yang dimulai dari
-1.79769313486231E308 ke 4.94065645841247E-324 untuk nilai negatif, dan dari
4.94065625841247E-324 ke 1.79769313486231E308 untuk nilai positif.
|
15
|
8 bytes
|
Replication ID
|
Globally Unique Identifier ( GUID )
|
N/A
|
16 bytes
|
2.membuat tabel baru
Setiap
membuat data base baru,secara otomatis microsoft access akan menampilkan satu objek tabel yang masih
kosong. Untuk membuat tabel mengunakan atau tidak mengunakan objek dapat
dilakukan dengan mengunakan datasheet view dan design view..untuk membuat tabel
dengan menentukan atau mengatur struktur tabel terlebih dahulu baru memasukkan
data
Untuk membuat tabel baru terlebih dahulu tutup jendela
tabel yang ada dengan menekan x tombol
close dibagian pojok kanan atas area kerja tabel.selanjutnya,anda
Dapat membuat tabel baru dengan meliputi tahapan
tahapan berikut:
-
Melalui ribbon,pilih create dan pada group tables klik tombol
table .jendela tabel baru yang masih kosong akan ditampilkan seperti tabel saat
pertama kali membuat data base baru.selanjutnya,anda dapat membentuk tabel
baru dengan menggunakan datasheet view
atau design view
1.MEMBUAT TABEL BARU MENGGUNAKAN DATASHEET VIEW
Tampil awal jendela database baru
yang telah di sediakan objek tabel sebenarnya sudah dalam tampilan datasheet
view. Datasheet view merupakan tampilan area kerja yang digunakan untuk
memasukkan data terlebih dahulu sebelum menentukan jenis datanya. Area kerja
tampilan datasheet view kurang lebih seperti gambar di bawaah ini.
Untuk membuat tabel dan masukkan data
pada tampilan datasheet view dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1.dari tampilan datasheet
view,masukkan data pada kolom kedua dibawah kolom”click to add”
2.setelah memasukkan data,klik click
to add untuk menambah kolom baru disebelah kanan
kolom yang sudah dimasukkan data
Sebagai contoh,perhatikan gambar
dibawah ini untuk membuat tabel nama keluarga
3.setelah semua data dimasukkan,anda
dapat mengubah nama tabel perkolom yang secara default akan diberi nama
“field1”,”field2” dan seterusnya.
4.langkah selanjutnya adalah
menyimpan tabel dengan mengklik tombol perintah view >> field>>view (gambar).pada kotak dialog yang
tampil,ketikkan TAKELUARGA pada
tabel Name lalu tekan OK.
5.setelah menyimpan tabelm
tersebut,anda telah berhasil membuat sebuah tabel dengan nama TAKELUARGA
2. MEMBUAT TABEL BARU
MENGGUNAKAN DESIGN VIEW
Membuat tabel baru menggunakan design
view berarti menentukan terlebih dahulu struktur tabel,setelah itu baru
memasukan datanya
Untuk membuat tabel baru menggunakan
design view dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Pada tampilan awal saat
membuat database baru,ubah tampilan datasheet view menjadi design view dengan
tombol design view pada ribbon
2. Pada kotak dialog “save as” isikan nama (gambar) tabel
pada table name kemudian pilih
tombol OK.lihat gambar@!
3. Setelah menyimpan tabel
baru,atur struktur tabel pada bagian-bagian dibawah ini.
-
Field name,digunakan untuk menempatkan
nama field yang akan dibuat.
-
Data type,digunakan untuk menentukan
type data pada masing-masing field
-
Description,digunakan untuk memberikan
keterangan masing-masing field yang ada pada tabel.
4.untuk mempermudah pembuatan tabel
design view,lakukan pengisian struktur tabel.
Tabel
TKAT
field
|
tipe data
|
Ukuran field
|
Keterangan
|
IDKAT
|
Short text
|
6
|
ID KATEGORI
|
NAMKAT
|
Short text
|
35
|
NAMA KATEGORI
|
KETKAT
|
Short text
|
40
|
KETERANGAN KATEGORI
|
Gambar:
Setelah
mengisi semua ketentuan pada design view, simpan kembali design tabel dengan
menggunakan salah satu tombol perintah penyimpanan.
3.Pemasangan Primary key
Pemasangan primery
key sangat di perlukan pada tabel sebab primery key merupakan field indeks
utama atau field kunci pengurutan atau pemanggilan data pada tabel. Saat
pertama kali membuat tabel, default-nya database acces akan memberikan primary
key yang terpasang pada field ID.
Anda dapat mengubah
dan menentukan primary key sendiri pada salah satu field pada tabel. Untuk
membuat primary key sendiri dapat di lakukan dengan langkah-langkah berikut:
1. Aktifkan
tabel andah pada tampilan desain view dan pilihlah field yang akan di jadikan
primary key
2.
Setelah menentukan field yang akan di jadikan
primary key, pilih tombol perintah primary di grup tools pada tab desingn
3.
Pada bagian terpilih dari baris
field yang di gunakan sebagai primary key akan terdapat icon primery key yang
berbentuk kunci.
4.
Untuk melepas primary key pada
field dapat di lakukan dengan menonaktifkan tombol perintah primary key melalui
ribbon seperti langka kedua.
4.menyimpan
tabel
Di awal
pembuatan data base baru, di sajikan suatu objek tabel yang di gunakan dalam
membuat struktur tabel. Setelah membuat struktur tabel tentu anda ingin
menyimpan hasilnya. Untuk menyimpan database pada acces dapat di lakukan dengan
salah satu dari empat cara di bawah ini.
-
Menekan icon save pada Quick acces,
dan pada kotak dialog save as ketikkan nama tabel yang di inginkan
-
Anda juga dapat menyimpan tabel
dengan mengklik kanan judul tabel kemudian pilih save.
-
-
Menyimpan tabel pada database acces
juga dapat di lalukan dengan mengubah tampilan kerja dari tampilan datasheet
view ke tampilan desing view
-
Juga dapat di lakukan dengan
memilih tab file pada ribbon kemudian pilih save.
5.menyimpan
tabel dengan nama baru
Dalam pembuatan dan pengaturan tabel, terkadang tidak
lepas dari kesalahan dalam menuliskan nama tabel. Ingin mengubah namatabel
dengan nama lain? Atau ingin membuat tabel dengan nama baru dengan struktur
tabel yang sama? Untuk melakukan semuah itu dapat di lakukan dengan mengikuti
langka-langka berikut:
1.
Sebelum mengubah nama tabel,
sebaiknya tutup terlebih tabel yang akan di ubah namanya jika tabel tersebuat
aktif { terbuka}.
2.
Klik kanan pada tabel yang ada di
navigation pane dan pilih rename
3.
hapus nama tabel yang ada dan gantikan dengan
nama yang baru tabel, kemudian tekan enter melalui keyboard untuk menerapkannya
6.menutup tabel
Apabilah tabel yang dibuat sebelumnya telah sesuai dan
di simpan, biasanya tabel tersebut ingin di tutup untuk melanjutkan pembuatan
tabel baru, atau ingin mengakhiri pekerjaan tabel. Untuk menutup tabel dapat di
lakukan dengan salah satu dari dua cara di bawah ini.
-
Klik kanan judul tabel dan pilih close untuk menutup tabel.
-
Klik icon close yang berada di pojok kanan atas layar kerja
tabel anda
7.membuka tabel
7.MEMBUKA TABEL
Tabel yang
sudah di tutup dapat di buka kembali untuk melakukan pengaturan berupah
modifikasi tabel, input, hapus atau mengupdate data tertentu sesuai keperluan.
Untuk membuka tabel yang sudah di tutup dapat dilakukan dari duah caradi bawh
ini.
-
Klik kanan pada judul tabel yang ada di navigation pane,
kemudian pilih open untuk membuka tabel.
-
Juga dapat di lakukan dengan mengklik ganda judul tabel yang
ada navigation pane.
Budidayakan berkomentar yang baik dan sopan tanpa mengganggu atau menyinggung orang lain. Terima kasih